Автоматизация приема заявлений кадровику

В современных реалиях цифровизация все более развивается из-за чего обработка кадровых документов в программах, которые действуют и только вводятся в наибольшей мере продвигается кадровый электронный документооборот. ЭДО для персонала организации обеспечивает расширение рамок автоматизации процессов. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Федеральным Законом № 377-Ф3 фиксируется на юридическом уровне взаимоотношения администрации с сотрудниками через электронный документооборот. Последний охватывает практически все аспекты кадрового учета и электронных подписей. Прием документация и прочие процессы связанные с кадрами автоматизированы через популярную систему учета 1С:ЗУП и дополнительный сервис Личный кабинет сотрудника.

Кадровые процессы автоматизируются на базе 1С:ЗУП

Базовая автоматизация процессов кадровой работы требует подбора программы в соответствии с актуальными требованиями и стандартами по кадровому делопроизводству и отвечающей тонкостям деятельности конкретной компании. Самым востребованным программным продуктом, с помощью которого автоматизируется учет кадров, на сегодня — это “1С:Зарплата и управление персоналом.8”. Кроме того, что система универсальна, она соответствует нормам действующего законодательства, что несет определенные удобства и легкость в освоении. Базовая автоматизация помогает специалисту:

планировать потребности в сотрудниках;
подбирать кадры;
рассчитывать заработную плату с налогами;
оформлять командировки, отпуска и прочие кадровые процессы;
издавать приказы и другую рутинную документацию;
готовить и направлять отчеты в госструктуры;
формировать базу вакансий;
подбирать работников.

Применение 1С:ЗУП в кадровой работе автоматизирует взаимодействие отдела кадров с расчетным отделом, но исключает при этом возможность включаться в процесс работников. Для более широкого взаимодействия потребуется интегрироваться в специализированные сервисы.

Бизнес процессы по кадрам и почему внедрять КЭДО необходимо

Кадровые бизнес-процессы должны быть описаны в ходе электронного документооборота, это поможет упростить взаимоотношения специалистов кадровой и расчетной служб с другими работниками компании. Самые распространенные кадровые процессы, которые необходимо дополнительно автоматизировать, внедряя КЭДО. Они помогут:

оформить вновь принятого работника. Длительность такой процедуры может начинаться с приема на работу и продолжаться пока не окончится срочный трудовой договор или испытательный срок. В процедуру входит целый комплекс задач в ходе которых: оформляются документы, вводятся личные данные, принимаемого работника, подписывается трудовой договор и прочие локально-нормативные акты;
согласовать документы. Это целый пакет бумаг, оформляемых через программу, должны пройти согласование сотрудником либо руководством. Каждый тип документов для каждой компании утверждается особый согласующий маршрут;
подбирать персонал, оформлять график отпусков на следующий год, учитывать рабочее время, архивировать кадровую документацию и прочее;
формировать и обрабатывать служебные записки;
работать с заявлениями от работников на оплачиваемый отпуск и без оплаты, открывать и закрывать больничные листки и другие.

Обработка кадровых заявлений от работающих

Если кадровый электронный документооборот отсутствует, то кадровику придется массу времени затрачивать чтобы получить и обработать заявление, вносить его в систему учета с дальнейшей подготовкой приказа по кадрам. Сотрудники также теряют какое-то время пока ищут образец заявления, а затем согласовывают и подписывают его соблюдая определенный маршрут, чтобы передать его в кадровую службу. При отсутствии автоматизации приема заявлений в части кадрового электронного документооборота, то частая практика когда работники испытывают сложности, при которых:

работник не понимает весь маршрут по согласованию и подписанию заявления;
затрачивается время в поисках должностных лиц, чтобы согласовать и подписать документ;
процедура может растянуться на длительный срок пока документ будет передан и получен через почтовую или курьерскую службы от работника к администрации при дистанционной работе.

Если прием кадровых заявлений автоматизирован в рамках КЭДО, то

заявки будут создаваться, проходить согласование и подписание с дальнейшим изданием приказов по кадрам в нужных печатных формах автоматически;
упрощаются контролирующие процессы прохода приема заявок в кадры;
возможно использование уже имеющихся шаблонов заявлений;
обратная связь согласно заявки для работника будет проходить значительно быстрее;
работа по обработке кадровой заявки работником и специалистом по кадрам значительно ускоряется;
сокращается количество ошибок;
можно сэкономить на затратах по оформлению бумажного документооборота.

Современные изменения в законодательстве по использованию КЭДО позволяют автоматизировать кроме процедуры обработки заявлений работников и прочую кадровую работу.