+7 (499) 490-55-07
г. Щёлково, площадь Ленина, д.5, оф. 307

Автоматизация приема заявлений кадровику

В современных реалиях цифровизация все более развивается из-за чего обработка кадровых документов в программах, которые действуют и только вводятся в наибольшей мере продвигается кадровый электронный документооборот. ЭДО для персонала организации обеспечивает расширение рамок автоматизации процессов. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи Федеральным Законом № 377-Ф3 фиксируется на юридическом уровне взаимоотношения администрации с сотрудниками через электронный документооборот. Последний охватывает практически все аспекты кадрового учета и электронных подписей.  Прием документация и прочие процессы связанные с кадрами автоматизированы через популярную систему учета 1С:ЗУП и дополнительный сервис Личный кабинет сотрудника.

Кадровые процессы автоматизируются на базе 1С:ЗУП

Базовая автоматизация процессов кадровой работы требует подбора программы в соответствии с актуальными требованиями и стандартами по кадровому делопроизводству и отвечающей тонкостям деятельности конкретной компании. Самым востребованным программным продуктом, с помощью которого автоматизируется учет кадров, на сегодня — это “1С:Зарплата и управление персоналом.8”. Кроме того, что система универсальна, она соответствует нормам действующего законодательства, что несет определенные удобства и легкость в освоении. Базовая автоматизация помогает специалисту:
  • планировать потребности в сотрудниках;
  • подбирать кадры;
  • рассчитывать заработную плату с налогами;
  • оформлять командировки, отпуска и прочие кадровые процессы;
  • издавать приказы и другую рутинную документацию;
  • готовить и направлять отчеты в госструктуры;
  • формировать базу вакансий;
  • подбирать работников.
Применение 1С:ЗУП в кадровой работе автоматизирует взаимодействие отдела кадров с расчетным отделом, но исключает при этом возможность включаться в процесс работников. Для более широкого взаимодействия потребуется интегрироваться в специализированные сервисы.

Бизнес процессы по кадрам и почему внедрять КЭДО необходимо

Кадровые бизнес-процессы должны быть описаны в ходе электронного документооборота, это поможет упростить взаимоотношения специалистов кадровой и расчетной служб с другими работниками компании. Самые распространенные кадровые процессы, которые необходимо дополнительно автоматизировать, внедряя КЭДО. Они помогут:
  • оформить вновь принятого работника. Длительность такой процедуры может начинаться с приема на работу и продолжаться пока не окончится срочный трудовой договор или испытательный срок. В процедуру входит целый комплекс задач в ходе которых: оформляются документы, вводятся личные данные, принимаемого работника, подписывается трудовой договор и прочие локально-нормативные акты;
  • согласовать документы. Это целый пакет бумаг, оформляемых через программу, должны пройти согласование сотрудником либо руководством. Каждый тип документов для каждой компании утверждается особый согласующий маршрут;
  • подбирать персонал, оформлять график отпусков на следующий год, учитывать рабочее время, архивировать кадровую документацию и прочее;
  • формировать и обрабатывать служебные записки;
  • работать с заявлениями от работников на оплачиваемый отпуск и без оплаты, открывать и закрывать больничные листки и другие.

Обработка кадровых заявлений от работающих

Если кадровый электронный документооборот отсутствует, то кадровику придется массу времени затрачивать чтобы получить и обработать заявление, вносить его в систему учета с дальнейшей подготовкой приказа по кадрам. Сотрудники также теряют какое-то время пока ищут образец заявления, а затем согласовывают и подписывают его соблюдая определенный маршрут, чтобы передать его в кадровую службу.  При отсутствии автоматизации приема заявлений в части кадрового электронного документооборота, то частая практика когда работники испытывают сложности, при которых:
  • работник не понимает весь маршрут по согласованию и подписанию заявления;
  • затрачивается время в поисках должностных лиц, чтобы согласовать и подписать документ;
  • процедура может растянуться на длительный срок пока документ будет передан и получен через почтовую или курьерскую службы от работника к администрации при дистанционной работе.
Если прием кадровых заявлений автоматизирован в рамках КЭДО, то
  • заявки будут создаваться, проходить согласование и подписание с дальнейшим изданием приказов по кадрам в нужных печатных формах автоматически;
  • упрощаются контролирующие процессы прохода приема заявок в кадры;
  • возможно использование уже имеющихся шаблонов заявлений;
  • обратная связь согласно заявки для работника будет проходить значительно быстрее;
  • работа по обработке кадровой заявки работником и специалистом по кадрам значительно ускоряется;
  • сокращается количество ошибок;
  • можно сэкономить на затратах по оформлению бумажного документооборота.
Современные изменения в законодательстве по использованию КЭДО позволяют автоматизировать кроме процедуры обработки заявлений работников и прочую кадровую работу.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Под электронным документооборотом (ЭДО) подразумевают все процессы ориентированные на работу с электронными документами в организациях. Для этого бизнесу потребуется пройти определенный путь, чтобы регламентировать электронный документооборот, включая кадровый учет в ЭДО. Регламент работы системы разрабатывается начиная с издания приказа, которым обозначается переход компании на электронный документооборот и ведение кадровых документов в КЭДО, положения по ЭДО и так далее. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи

Нужно разобраться в видах ЭДО на сегодняшний день

ЭДО делится на два вида и может быть:
  • внутренним. Представлен целой системой с электронным документооборотом (СЭД), применяемых на предприятии. В процессах с данным видом СЭД используют простую электронную подпись (представленную логином и паролем), усиленную квалифицированную ЭП и неквалифицированную ЭП;
  • внутренним. Под ним подразумевают ЭДО для работы с контрагентами, его еще называют ЮЗЭДО. Таким образом партнеры обмениваются электронной документацией, применяя при этом усиленную квалифицированную электронную подпись. Это обычно первичная бухгалтерская, договорная и другая документация, которая сопровождает отношения между организацией и контрагентом.
Возможности внутреннего ЭДО распространяются на разные функции бизнеса и в современных реалиях уже многие компании перешли и продолжают переходить на пользование цифровыми технологиями в тех секторах, где это можно применять.  ЭДО охватывает обширную область Кадровое ЭДО является одним из направлений внутреннего ЭДО Он направлен на регламентирование и осуществление документального обмена в рамках администрация — сотрудники. 

Нормы КЭДО утверждены законодательно

Федеральным Законом № 377 в конце 2021 г. были внесены изменения в ТК РФ. В трудовой кодекс были внесены дополнения из нескольких статей относительно регламентов по кадровому электронному документообороту. Данный шаг дал возможность работодателям многие кадровые документы на бумаге, требующие подписания и хранения, перевести в электронную форму. Для этого необходимо разработать переходные правила на ЭДО, электронные приказы в компаниях, получение КЭП и прочие основные моменты работы с электронной документацией. 

Детали кадрового ЭДО

КЭДО освобождает от ведения бумажных документов, упорядочить процесс, установить эффективное и понятное отношение работодателя с работником.  По своему объему кадровые документы соизмеримы с другими отделами даже если сравнивать с фаворитом по количеству обрабатываемой документации.  На необходимость перехода на КЭДО влияют некоторые аспекты, такие как:
  • структура и объемы предприятия;
  • наличие работников, работающих дистанционно, а также во вредных и опасных условиях.
Это все необходимо предусмотреть при разработке КЭДО для конкретной организации. Переходя на КЭДО, необходимо позаботиться о:
  1. защите пространства, где будет размещена программа КЭДО, что исключит возможность несанкционированного доступа сторонних элементов;
  2. обеспечении резервного копирования и надежного сохранения электронных документов;
  3. группировании кадровой документации отдельно для:
  • цифровых (электронных), которые будут издаваться исключительно в электронном варианте без выпуска бумажного оригинала;
  • бумажных, их выпуск производится на бумаге с последующей подписью, затем сканируются, после чего оригиналы отправляются в архив компании на хранение, а отсканированные копии размещаются в системе КЭДО.
  1. фиксации в отдельном акте форму КЭДО и порядок обработки электронных документов. Оформленные в электронном варианте печатные и отчетные формы кадровой документации проходят отдельную фиксацию. Там же прописываются все нюансы связанные с работой по этим документам.

Последовательность перехода на КЭДО

Чтобы перевести фирму на один из видов ЭДО необходимо следовать целому ряду требований. Возьмем к примеру КЭДО, где потребуется сделать несколько шагов:
  1. Подготовить регламент КЭДО:
  • выбрать или разработать систему КЭДО;
  • утвердить принцип взаимодействия между сотрудником и администрацией, применительно к системе КЭДО;
  • определиться со списком документов для работы в КЭДО;
  • описать процедуру перехода бумажных носителей на цифровые документы;
  • согласовывают процессы для электронных документов;
  • детализировать доступность сотрудников к документации;
  • установить прочие правила работы системы ЭДО;
  • разработать положение о КЭДО.
  1. Подготовить систему КЭДО для запуска 
Для этого требуется провести тестирование настроенной системы КЭДО, настройку нужного оборудования и сопутствующего программного обеспечения. Необходимо установить пароли и разъяснить пользователям доступность системы. Обучить персонал и проинструктировать относительно работы системы:
  1. Оформить официальный запуск КЭДО в работу
Перед запуском системы требуется издать приказ (распоряжение) по переходу на КЭДО, где нужно:
  • установить конкретную дату старта действия системы КЭДО;
  • закрепить ввод в работу организационных документов, которые представлены регламентами, руководствами, правилами;
  • утвердить круг лиц с правом доступа к системе;
  • установить сроки, инструктирования и обучения персонала;
  • расшифровать прочие нюансы, продвигающих КЭДО;
  1. Уведомить персонал о переводе на КЭДО
Оповестить персонал в установленные администрацией сроки, которые прописали в нормативной документации организации. Приказ на внедрение в компанию КЭДО издается в произвольной форме, ввиду того, что  Трудовой кодекс РФ не содержит конкретных указаний. Для оповещения могут использоваться разные методы: лично каждому работнику, сообщение через email или с помощью заказного письма.  Приказ при введении КЭДО должен содержать:
  • переход по взаимодействию администрации с персоналом;
  • право сотрудника согласиться или отклонить взаимодействие.
Через приказ также возможно отражение:
  • дополнительно данные, где сотрудник сможет высказаться одобрительно либо отрицательно;
  • поинтересоваться о наличии или отсутствии у работника одного из видов электронной подписи (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная).

Что нового по КЭП руководителя

У предприятий, организаций и ИП актуальным вопросом 2022 года стало оформление квалифицированного сертификата электронной подписи руководителя и механизм их получения последним. В связи с этим были введены определенные новации, требующих разъяснения. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи

Требования для получения сертификата ЭП руководителем

От владельца потребуется личное присутствие для первичного выпуска сертификата ЭП, при этом возможность использования доверенности, заверенной нотариусом, не допустима. В дальнейшем руководитель сможет пользоваться правом дистанционного получения подписи.

Служба выпускаемая КЭП руководителю в 2022 году

С начала 2022 года право генерировать и обслуживать квалифицированные сертификаты на электронную подпись принадлежит удостоверяющему центру ФНС России. Их выдают:
  • руководителям, являющимся юридическими лицами, работающих без использования доверенностей;
  • индивидуальным предпринимателям;
  • нотариусам.
Ввиду того, что мероприятие отличается своей масштабностью, ФНС было предусмотрено свыше 700 мест, где осуществляется выдача КЭП. Также дополнительно прошли аккредитацию некоторые коммерческие удостоверяющие центры, которые являются доверенными лицами УЦ ФНС. Список их постоянно дополняется найти его можно на ресурсе налоговой службы.

Требования по записи ключа ЭП и дальнейшего его использования 

Запись ключа электронной подписи на первую попавшуюся флешку недопустима. Для этих целей может быть использован исключительно носитель, прошедший сертификацию.  Те, кто пользуется ЭП, наверняка знают что потребуется для применения ключей электронной подписи и все же.  Для дальнейшего использования КЭП потребуется:
  • установка программного обеспечения (СКЗИ). Разработчики предлагают безвозмездное пользование своими продуктами;
  • установка сертификата на локальном компьютере для пользования одним из продуктов;
  • обновление или первичное прописывание сертификата в системе предполагающей его использование.
Стоимость квалифицированного сертификата  Единственная служба выпускающая и выдающая бесплатные сертификаты осуществляется исключительно в ФНС. В остальных пунктах выдачи у доверенных лиц нужно оплатить стоимость подготовки документов.

Возможное количество квалифицированных сертификатов, выдаваемое одному руководителю

Практика выдачи работникам носителей и доверенностей для использования ЭЦП руководителя, которая была возможна до начала 2022 года, позволяла одной подписью пользоваться специалистам разных отделов и таким способом закрыть все потребности предприятия. Однако такой подход делал процесс неконтролируемым и нес определенные риски, т.к. увеличивал риски утраты финансов. С начала текущего года введены 2 новшества
  1. допустим выпуск только единственного экземпляра квалифицированного сертификата руководителю компании или ИП. Получение дополнительного сертификата запрещено. Если была подана заявка в связи с утерей ключа или его компрометации, то выданный раньше сертификат отзывают в автоматическом режиме;
  2. ключ на электронную подпись является некопируемым, это значить, что создание копии бухгалтеру и прочим заинтересованным специалистам невозможно. Для этого предусмотрена выдача квалифицированных сертификатов пользователям компании, выпуск АУЦ разрешен и может применяться до того как будет внедрен МЧД с продленным сроком до 01.09.2023. 

Разъяснения руководителям, не получавших КЭП после изменения правил

Многие клиенты воспользовались досрочным перевыпуском сертификатов со сроком действия до ІІІ квартала 2022 года. УЦ, которые пользуются доверием могли пройти идентификацию удаленно по имеющемуся КЭП. Они предпочли понести дополнительные расходы необходимому личному визиту руководителя, чтобы получить сертификат и невозможность воспользоваться доверенностью.  Таким образом действует много сертификатов, порядка 34,7%, которые были получены в начале октября 2022 года. Остальные зарегистрированные юрлица и индивидуальные предприниматели должны получить ЭП по вновь введенным правилам. В связи с этим рекомендовано держать на контроле дедлайн сертификата руководителю и подготовиться к получению нового сертификата у УЦ ФНС или у доверенных лиц.

Использование КЭП на руководителя

Документация, имеющая квалифицированную электронную подпись приравнивают к собственноручно подписанной руководителем с аналогичной юридической силой и возможностью использования в суде. Данная технология построена на использовании ключей электронной подписи руководителя и на законодательном уровне регулирует обмен электронными документами. ЭДО получило целевое назначение, применяя доверенную доставку. Система наделена свойством дополнительной идентификации с возможностью аутентифицировать участников, что делает электронное взаимодействие максимально защищенным и надежным. При этом стороны могут отказаться от заключения дополнительных соглашений, чтобы начать обмен. Перечень сегментов, где проводится документооборот. Это может быть:
  • B2G предполагает взаимодействие со структурами в государственном секторе;
  • В2В оборот документов с хозяйствующими организациями, относящихся к коммерческим субъектам и ИП;
  • В2С для документооборота, включая кадровое ЭДО, предприятий коммерции с физическими лицами.
Если сертификат на руководителя, ИП был получен своевременно, то владелец сможет проводить значимые юридические действия от имени предприятия, а именно:
  • подписывать налоговую и другую регламентированную отчетность, передаваемую в ТКС посредством оператора ЭДО;
  • принимать участие в торгах, используя ЭТП коммерческого и федерального значения;
  • быть участником документооборота юридической значимости с контрагентами, используя операторов систем ЭДО. Это может быть документация на продажу и перевозку товаров с маркировкой, счета-фактуры и прочую документацию формализованного и неформализованного типа;
  • подписывать документы как работодатель при КЭДО;
  • взаимодействовать с гос порталами, чтобы получить госуслуги;
  • подавать документы в арбитраж;
  • осуществлять иные действия с ЭП.
Руководитель может делегировать полномочия на специалистов, после получения квалифицированных сертификатов в УЦ, прошедших аккредитацию (ознакомиться с перечнем можно на сайте Мин Цифры).  Так как срок действия МЧД (машиночитаемой доверенности) продлен, пользоваться сертификатами, полученными на сотрудников от имени организации, разрешено без МЧД, до 01 сентября 2023 года.

Выбор ЭП для портала «Работа в России»

Со сменой законодательства появляется необходимость в постоянном расширении видов ЭП. Новшества также касаются и пользования порталом “Работа в России”. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи Существует несколько способов получения ЭЦП для пользования порталом “Работа в России”

Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Ввиду существенных изменений, КЭП выдается исключительно через удостоверяющий центр ИФНС либо через их доверенных лиц, Его действие предусматривается на 15 месяцев. Получить КЭП можно 2 способами:
  1. пошаговая инструкция получения КЭП у ИФНС:
1 шаг — подача соответствующего заявления в ИФНС. Осуществляется после перехода в личный кабинет налогоплательщика и путем использования меню предоставляется возможность получения КЭП. В заявление вносится информация о предприятии и руководящем лице. После того как заявление будет отправлено все внесенные данные проходят проверку в автоматическом режиме. Если проверка пройдена успешно, потребуется зарегистрироваться на прием в инспекцию; 2 шаг — подготовительные действия для посещения ИФНС. Прием осуществляется по приглашению от инспекции с PIN-кодом, которое необходимо запомнить. Также требуется предоставить пакет документов, который состоит из СНИЛСа, личного паспорта и сертифицированного носителя. Последний и лицензия КриптоПРО нужны чтобы получить возможность пользоваться КЭП; 3 шаг — предоставление КЭП. Инспектор перенесет электронную подпись на предъявленный вами носитель. После потребуется вставить его в ПК для регистрации подписи в системе Оператора ЭДО. Все готово для пользования КЭП при электронном документообороте.
  1. алгоритм пошагового получения ЭП у доверительного лица ИФНС:
1 шаг — выбор доверенного лица ИФНС, в список которых вошли 3 организации: ПАО “Сбербанк России, АО “Аналитический центр”, банк ВТБ (ПАО). Ознакомление с инструкцией о получении ЭП”; 2 шаг — для записи на прием, предоставить пакет документов из паспорта и СНИЛСа; 3 шаг — явиться в службу чтобы осуществить запись на USB-токене, прошедшего сертификацию.

Получение простой электронной подписи (ПЭП) на портале “Работа в России”

Работнику предоставляется возможность самостоятельно получить ПЭП, для этого достаточно зарегистрироваться на портале Госуслуги. В процессе регистрации пользователю присваивается логин и пароль. При первом входе в личный кабинет “Работа в России” посредством Госуслуг, направляется уведомление, что право на доступ в портал предоставлено. От пользователя потребуется согласие либо отказ продолжать процедуру регистрации, также предоставляется возможность вносить корректировки на портале с возможностью его ограничения. ПЭП на портале представлена логином и паролем, после введения которых можно войти в личный кабинет “Работа в России”.

Предоставление неквалифицированной электронной подписи через Госключ — НЭП Госключ

Госключом называют приложение, которым подписывают электронные документы юридической значимости. Использование предложения дает возможность совершенно бесплатно активировать УКЭП и УНЭП для работы на сайте Госуслуг. УНЭП доступна исключительно пользователям портала с подтвержденной учетной записью.  Прямо на сайте Госуслуги возможно получение информации чтобы скачать и установить приложение Госключ. Выпустить УНЭП  помогут несколько шагов:
  1. скачивается приложение Госключ, используя App Store, Ru Store, Google Play, App Gallery;
  2. регистрация и ознакомление с правилами сервиса;
  3. выпуск сертификата;
  4. подпись документов, отправляемых в Госключ;
  5. ознакомиться со статусом УНЭП. Действия сертификата НЭП проверяются по присвоенному номеру.
Предоставленный УНЭП Госключ обладает такой же юридической силой как и подпись на бумажных документах. Она подлежит проверке через портал, созданный “Уполномоченными федеральными органами в разрезе пользования электронной подписью” (gosuslugi.ru). 

Выводы

Данная информация дает представление о видах ЭП, применяемых на портале “Работе в России” и о способах ее получения. Предоставляет краткую информацию для каких документов применим каждый вид ЭП. Информирует о целях создания платформы РвР и обязанность ее использования определенными организациями. Предоставляет полезные ссылки, направленные на облегчение работы.

О портале «Работа в России»

Совершать коммуникации работодателям с лицами, находящимся в поиске работы, удобно на интернет-площадке. Для этого был создан портал “Работа в России”, где можно размещать вакансии и знакомиться с предложениями работы. С 2022 года определенные категории организаций должны обязательно размещать данные об имеющихся вакансиях на госпортале trudvsem.ru. в рамках электронного кадрового документооборота. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Портал “Работа в России” имеет определенные плюсы

Данная интернет-площадка стремительно развивается по всей территории страны и является основным государственным ресурсом для электронного кадрового документооборота. Он дает возможность:
  • кандидатам абсолютно бесплатно пользоваться площадкой при поиске работы и регистрироваться как безработный, дающего право на выплаты пособия по безработице;
  • администрации предприятия подбирать персонал;
  • работникам и работодателям пользоваться ресурсом, в качестве платформы автоматизированного кадрового документооборота.

Уже многие предприятия с начала года публикуют сведения о вакансиях на РвР

На основании нового законодательства закреплен перечень компаний, которых обязали с 2022 года пользоваться порталом РвР для публикации вакансий. В него вошли:
  • компании (включая те, которые были реорганизованы или снова созданы) где среднесписочная численность превышает 25 работников;
  • организации, относящиеся к органам государственной власти и местного самоуправления.
Работодатели должны публиковать на интернет-ресурсе РвР информацию, имеющаяся в электронном кадровом документообороте:
  • вакансии, включая оборудованные места для инвалидов;
  • потребности работников с условиями трудоустройства.
Приступить к работе на РвР организации могут после того, как пройдут регистрацию. Порядок заполнения имеется на самом портале.

Предлагаемый функционал в 1С:Кабинет сотрудника

1С:Кабинет сотрудника предусматривает наличие функционалов для сотрудника и администратора, со своими возможностями и особенностями работы. Данный сервис несет дополнительные удобства во взаимодействиях работника с администрацией предприятия. Наша компания внедряет программное обеспечение 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и предлагаем выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Особенности функционала в 1С:КС для сотрудника

В профиле отражается информация (личные данные) о сотруднике. Для этого вводится:
  • Фото;
  • Ф.И.О.
  • Где работает, с указанием места, должности и подразделения;
  • Контакты. Данные рабочего и мобильного телефонов, рабочей почты;
  • Информация о документах. ИНН, СНИЛС;
  • Данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и кем (код организации), когда и где родился, место регистрации).

Введение настроек

Сотрудник может настроить сервис по своему усмотрению:
  1. вид связи на период его отсутствия. Можно позвонить по мобильному телефону, отправить sms, на e-mail или воспользоваться Skype;
  2. тип сообщения от ЛК (заявление). На выбор предлагается sms, e-mail, push;
  3. установить временные ограничения на прием сообщений. При этом можно установить исключительно интервал приема “от” и “до”, но без возможности исключения время на перерыв и выходные. Также выбирается режим приватности на web-версию и отдельно на мобильное приложение. Есть два варианта, где показываются суммы денег и не показываются;
  4. сформировать перечень заместителей. Возможно:
  • выбрать разное количество замов и указать список вопросов для каждого;
  • указать себя как заместителя;
  • при попытке повторно указать уже выбранного зама, обработка не будет проводиться, указывая на ошибку;
  1. выбрать перечень лиц, которые уведомляются об отсутствии. Процесс аналогичен, как и для замов.

Настройки для блока администрирования

К блоку имеют доступ исключительно администраторы. Сотрудник может либо относиться к администратору, либо нет.  Какие действия применимы в 1С:КС к одному или нескольким сотрудникам. При этом можно:
  • отмечать всех;
  • отменять все отметки;
  • создавать кабинеты;
  • отправлять sms-приглашение;
  • отправлять приглашение на e-mail;
  • на время отключать доступ к кабинетам;
  • возвращать доступ к кабинетам;
  • удалять кабинеты.
Возможные действия к сотруднику. Нужно кликнуть на выбранное имя в разделе Администрирование, после:
  • отправляется приглашение;
  • убираются или добавляются права администратора.

О заявлениях

Пользуясь сервисом КЭДО имеется возможность подавать заявления или просматривать уже имеющиеся. Списки отображаются со статусами. После нажатия происходит открытие карточки заявления, включая подробности.  Что важно. Через Задачи ЗУП можно производить ввод новых документов об Отпуске, а также связывать заявление с уже проведенными отпусками в программе. После того как задача выполнена в ЗУПе, Заявлению присваивается статус “Согласовано”, что не связано с фактом ввода документа в ЗУП. 

Приложение

Отображается имеющийся отпуск, заявление сотрудника, отправленное последним (достаточно одного клика, чтобы перевести его в подробности). Новое заявление можно подать через ссылку.

Компания

Страница содержит три окна: Сотрудники, Структура, Все. По текстовому поиску, находятся как отделы, так и работники.  В разделе Сотрудники можно ознакомиться со списком работников в данном отделе с должностью, рабочим номером и почтой. В правой части находится информация о подразделении. При нажатии на Ф.И.О. справа отобразиться его карточка со всей информацией. К единственному недостатку можно отнести, то что в списке информация только об опубликованных лицах. При отсутствии ЛК у работника в 1С:КС информация отсутствует. Подразделения компании имеют отборную структуру, а не древовидную. Выбор происходит в подразделениях один список на работников и дочерние отделы.

Предложение мобильного приложения

Это является дополнительным удобством. Так, заявка проходит согласование после указания того кто руководит подразделением.  Войти в иконку для ввода данных о пользователе и версии приложения можно с любой страницы. Денежные суммы также есть возможность скрывать зайдя на любую страницу в приложении. Данная функция позволяет скрыть/раскрыть цифровое значение зарплаты.

Сервис 1С:КС предполагает использование ЭП или активизирующий Ключ

Для админки необходимо подключить ЭП (или ЭПЦ). После чего в Профиле будет доступно создание и обновление подписи работника.  Срок создания обычной НЭП составляет 2 года.  Отправить заявление можно после ввода дополнительного пароля, убрать запрос на него можно после того как был сделан первый ввод. Возможно настроить напоминание при отсутствии подписи, а еще статистические данные по персоналу, включая статус их ЭП.

Недостатки и ошибки

  1. отсутствие возможности отправки чего-то на подписание ЭП в 1С:КС. Для просмотра расчетного листа подпись не требуется;
  2. для отправки заявления с включенной подписью, требуется ввод пароля. Доступна опция “Не запрашивать до конца дня”, однако она до окончания сеанса не действует;
  3. админка содержит перечень всех ЭП с кликабельными строками, однако если попробовать кликнуть на одну из них, то отображается ошибка. Увидеть карточку подписи не представляется возможным.
Программисты 1С постоянно ведут работу по устранению недочетов в своих продуктах и очень скоро они могут быть доработаны и ликвидированы.

Уведомления

Их тексты подлежат настройке администратором. Доступные параметры отсутствуют, возможно, что в каждом уведомлении фиксируется набор параметров.

Перечень особенностей

Выходя из форм не отправленные заявления проходят проверку. Система предлагает выйти без сохранения, сохранить черновик или вернуться к редактированию. Временной лаг от действия ЗУП до 1С:КС порядка 10 мин, который является стандартом, подлежащем изменению. 

Использование организацией 1С кабинет сотрудника

Программный продукт “1С:Кабинет сотрудника” с мобильным приложением используется организациями для обеспечения кадрового документооборота. Новая система наделена функциональными возможностями, имеет свои преимущества и сотрудники могут работать в 1С:КС после получения электронной подписи. Наша компания внедряет программное обеспечение 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и предлагаем выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Через 1С:КС сотруднику предоставляется доступ к нужной базе информации 1С(ЗУП, ERP). Разработчики предусмотрели невозможность доступа к данным, если телефон попадет в чужие руки. 

Положительные стороны 1С:КС 

Личный кабинет сотрудника дает возможность автоматизировать HR-процессы организации и действовать в рамках ст.136 ТК РФ, обеспечивая требования кадрового электронного документооборота. Он имеет равнозначную пользу для:
  • руководящих работников. Они всегда в курсе дел сотрудников и может рассматривать заявки от последних и т.д.;
  • работников, которые имеют доступ к своим расчетным листам, информации по остаткам отпуска. Также данный сервис упрощает коммуникации с работодателем. Теперь сотрудники без проблем смогут уведомлять, что он отсутствует на месте, менять личную информацию, запросить справку и прочее.

Функционал 1С:Кабинет сотрудника и его преимущества

Данный продукт:
  • представлен отдельным приложением 1С:Предприятие, не требующий дополнительных лицензий на отдельно взятого пользователя-сотрудника, а значить не несет никаких затрат. Также не требуется предоставления допуска сотрудникам к базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8;
  • web-версия дополняется мобильным приложением;
  • посредством сервиса, работнику в личный кабинет направляется расчетный листок, на который ставится личная электронная подпись. На сервисе сохраняются данные подписанта и сам документ;
  • 1С:КС отличается надежностью, безопасностью, удобством и является хорошим программным продуктом, отвечающим всем современным требованиям. Версию можно скачать в Google Play или App Store.

1С:Кабинет сотрудника несет определенные возможности для работника

Используя сервис сотрудник может:
  • просматривать расчетный лист за любой месяц и поставить галочку, что ознакомлен;
  • используя online режим, запросить справку с места работы и 2-НДФЛ;
  • проводить проверку своих персональных данных, которые хранятся в кадровой службе и сообщать об изменениях;
  • ставить в известность о болезни, опоздании;
  • согласовывать со своим руководством возможность отсутствия, изложив причины;
  • контролировать количество дней по неиспользованному отпуску с получением полной расшифровки и разъяснений причин остатка;
  • подавать заявление на предоставление очередного отпуска или за свой счет;
  • заходить в общую базу контактов организации для поиска рабочих контактов (номер телефона и email) коллеги.
Постоянное совершенствование сервиса разработчиками 1С удалось довести 1С:КС до корпоративного центра коммуникаций. Теперь его можно использовать для работы с кадровой документацией:
  • оформлять командировочные документы;
  • вести учет рабочего времени;
  • обучать персонал;
  • оценивать работников;
  • разрабатывать инструкции и регламенты;
  • вести новостную ленту на предприятии.

Технические стороны и безопасность 1С:КС

В планах, при работе в мобильном приложении, не нужно будет запрашивать прямой доступ к базе данных в 1С. Используя настройки, можно будет выбирать открытую информацию. Для входа в приложение 1С:КС потребуется авторизация. Разработчики софта убеждены, что даже если телефон попадет в чужие руки, данные сервиса будут недоступны для них.

Техника подключения 1С:КС

  1. через стартовый экран войти в “Кабинет сотрудника” и кликнуть по иконке “Подключить”;
  2. при отсутствии такой кнопки нужно воспользоваться разделом “Кадры”, через который перейти в “Сервис 1С:Кабинет сотрудника”;
  3. заполнить форму для регистрации. 1-й пункт должен содержать уникальный адрес компании (сокращенное название, аббревиатура), во 2-ом пункте указывают юрлицо;
  4. выбрать админа, назначенного ответственным по кадровым вопросам (создание кабинетов, рассылка приглашений, получение запросов от сотрудников с указанием номера телефона и emailа;
  5. сделать выбор компании, подразделения, должностных лиц, подлежащих подключению к 1С:КС;
  6. после в иконке “Подключить”, по прошествии двух-трех минут установится соединение и появится ссылка, которая позволяет войти ответственному лицу;
  7. на телефон, внесенный ранее, придет код на вход, посредством sms. После системой будет предложено задать пароль, позволяющий вход в ЛК.
В системе предусмотрено два вида функционала для сотрудников и блока администраторов.

Законодательное регулирование электронного документооборота компаний

Государственная программа по переводу экономики на цифровые технологии стала стимулом широкого распространения ЭДО. Однако до сих пор нет единого нормативно-правового акта (НПА), предусматривающего регулировку электронного документооборота. На данный момент использование ЭДО компаниями регулируется разными НПА. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Для каждого нормативно-правового акта регулировка электронного документооборота имеет свои определенные особенности. Системы ЭДО разрабатываются операторами с учетом многих из требований. Однако компания не всегда может получить ожидаемое от типовых разработок систем операторов ЭДО.  Нормативные акты, являющиеся регламентом электронного документооборота компании, подлежат группировке:
  • характером действия (общего и специального направлений);
  • формой (группируемые по законодательным актам, кодексам, приказам, распоряжениям и пр.).
ЭДО по Гражданскому кодексу РФ Общий НПА своим характером действия может включать ГК РФ.  Стоит учесть, что ЭДО гарантированно выполняет письменную форму функций юридического характера, оставляя при этом неизменными гражданские отношения между сторонами в разрезе характера и содержания.  Поэтому абсолютно оправдано, что не единожды можно встретить в ГК РФ прямые ссылки на ЭДО. Так:
  • ст.160 утверждено, что бумажный вариант сделки считается соблюденным с применением электронных либо иных технических средств;
  • п.2 ст.434 разрешено оформление договора на бумаге путем составления дополнительного документа, включая цифровой вариант.
Регулирование Законом электронной подписи В Законе Ф-3 от 06.04.2011г. №63-Ф3 “Об электронной подписи”, который регулирует ЭДО, а также ст.2 закрепляет электронную подпись и в ст.5 оговариваются ее виды. Законом утверждены определенные виды ЭП. Она может быть:
  • простой;
  • усиленной, которая в свою очередь делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).
Типы ЭП, различия по предназначению и признакам
  • ПЭП, гражданин может подтвердить создание ЭП, используя пароли, коды и прочие;
  • НЭП
  1. создается путем шифрования данных при котором применяется ключ ЭП ;
  2. производит идентификацию лица подписавшего электронный документ;
  3. определяет внесение изменений в ЭД после того, как он будет подписан;
  4. выполняется создание, применяя средства ЭП.
  • КЭП подобна НЭП плюс
  1. квалификационный сертификат содержит ключ ЭЛ;
  2. создать и проверить ЭП можно с использованием специальных средств.
КЭП наделен наибольшей правовой силой. Использование ее для подписания ЭД приравнивает последний к бумажному документу, подписанному вручную. Однако на основании действующего закона и НПА отдельные случаи требуют составления бумажного варианта. Закон об информации Ф3 от 27.07.2006 № 149-Ф3 — важный в ЭДО. Он является основным Законом об информации в России. Он определяет понятия об электронном документе и информации. Дополнительно он дает пояснения общедоступной информации, права доступа и его ограничение к информации с основными требованиями по защите информации.  Закон о бухгалтерском учете Ф3 от 06.12.2011 № 402-Ф3 “О бухучете” направлен на закрепление возможности оформление в бумажном варианте и в цифровом ЭД с подписью ЭП:
  • первичный учетный документ;
  • регистраторы бухучета;
  • финансовый бухгалтерские отчеты.
Закон о счете-фактуре НК РФ ст.169 п.1 предписано возможность оформления и выставления СФ на бумажном носителе или (и) в ЭД. Приказом Минфина России № 14н от 05.02.2021 определено и утверждено в каком порядке проводится работа в электронных СФ при применении УКЭП. НПА по проведению маркировки Нельзя оставить без внимания НПА, направленных на регулировку работы по маркированным товарам.
  • Правительство своим Распоряжением № 2963-р от 28.12.2018 определилось с целями, задачами и принципами функционирования системы по маркированию товаров;
  • после изменений более ранних № 283-Ф3 и 54-Ф3, Законом Ф3 №488-Ф3 от 25.12.2018, определено, что значить маркированный товар с прочими понятиями, которые используют в системе маркировки;
  • Распоряжение № 791-р от 28.04.2018 утверждает Модель работы системы маркирования.
Дополнительные НПА по пользованию ЭП Существуют НПА в виде Приказов ФСБ, которые регулируют использование ЭП, включая, но без ограничений.
  • Приказом ФСБ России № 171 от 01.05.2021 был утвержден перечень требований в разделе ИБ доверенных лиц УЦ ФОИВ по осуществлению гос регистрации юридических лиц;
  • издан приказ ФСБ России № 154 от 20.04.2021 относительно утверждения правил по механизму подтверждения владельца ключом ЭП.
Существуют НПА, направленные на регулировку пользованием ЭДО в определенных отраслях. Сюда можно отнести:
  • Ф3 №44-Ф3 от 05.04.2013, регулирующего систему по контактам в ходе закупок, обеспечивающих госнужды;
  • Ф3 №218-Ф3 от 02.08.2019, направленного на регулировку инвестиционных привлечений при использовании специальных online платформ;
  • Ф3 №218-Ф3 от 30.12.2004, определяющие кредитные истории.
Какой вывод можно сделать По всему видно, что принято множество нормативно-правовых актов, направленных на регулировку электронного документооборота. При этом для каждой определяются определенные особенности ЭДО.  В ходе разработке СЭД, операторами ЭДО берутся в учет многие законодательные требования. Однако при использовании типовых возможностей систем операторов ЭДО велика вероятность несоответствия требований заказчика. В особенности если организация имеет уже сложившиеся функции при документообороте, включая электронный.

Формализованные и неформализованные документы и их отличия

После того как контролирующие органы осуществили перевод на электронный документооборот, предприниматели теперь могут сдавать отчетность (документацию по налоговому учету) в электронном виде, что регламентировано Федеральным Законом № 402-Ф3 от 16.12.2011 в ст.9 “О бухгалтерском учете”. Кроме документов по регламентированному учету, бизнес в своей работе широко использует неформализованные документы с помощью которых оформляют свои взаимодействия с партнерами и другими лицами. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Эта статья раскроет отличия формализованных документов от неформализованных при рассмотрении их с привязкой к системе ЭДО. 

Формализованные документы и их сущность

Те электронные документы формы и форматы обмена которых утверждены на законодательном уровне, называют формализованными. Они представлены:
  • счетами-фактурами;
  • включающими предыдущими документами (УПД);
  • корректировочными счетами-фактурами и УПД;
  • ТОРГом-12.
Данная документация подается в ИФНС. Использование специализированного программного продукта имеют стандартизированную форму и идентификаторы, которые облегчают чтение входящей информации. Если документ не соответствует установленному формату или оформлен с отклонениями, то система не сможет его “считать” и потом потребуется подавать его повторно. В этом случае велика вероятность задержек, что влечет за собой наложение санкций службами контроля.  Недопущение любых расхождений задача разработчиков ПО и операторов ЭДО. Первые работают,  чтобы формат сформированных документов в их программе соответствовал законодательным требованиям, а вторые обеспечивают поддержку процесса обмена в нужном формате и выполняют квитирование по контролю за операционными сроками и их подтверждение.  Поговорим о механизме как формализуется документация.

Что требует законодательство

Приказом Минфина РФ № 174 от 25.04.2011 требуется снабдить формализованную документацию определенным идентификатором. Он выдается оператором новому участнику, участвующему в обмене, после регистрации с дальнейшей передачей в ИФНС данных последнего для закрепления его за данным идентификатором. После отправки необходимых отчетов каждый будет снабжаться идентификатором по которому отчетная информация в автоматическом режиме сверяется с базовыми данными в ИФНС. При полном совпадении отчет принимается. Это позволило в разы ускорить процедуру обработки органами и делает его более точным и прозрачным.  Это единственный способ получить идентификационный код, поэтому участие провайдеров ЭДО, имеющих лицензию, в процессе обмена формализованной документацией, обязательно. Среди прочих необходимых инструментов, которые формализуют ЭД сопроводительный документ от оператора, подтверждающего, что отчет был отправлен и получен. Квитирование оператором, что позволяет отправлять в ИФНС полный пакет документации с квитанцией от него. Такая процедура обмена фиксирует всю историю и подтвердить своевременную отправку отчетов очень просто. И все данные оператора принимаются в суде как доказательство. 

Неформализованные документы

Под неформальной документацией подразумевают акты, которые оформляются без особых требований, так как не обрабатываются специализированным ПО. Иными словами, это документы и переписка, используемая бизнесом для оформления бизнес-процессов и деловых контактов с партнерами, которая не передается государственным органам. Однако такая документация также подлежит ЭП подписи для обеспечения ей УКЭП защиты и приданию юридической силы. 

Как это понимать?

Как правило, контрагентами используется квалифицированная электронная подпись, предоставленная, чтобы сдавать отчеты и ЭДО по счетам-фактур, а также оформлять неформализованные документы. Подписывать файлы можно с помощью бесплатного программного обеспечения, но такие программы не позволяют подписывать сам документ электронной цифровой подписью. В этом случае понадобиться создать еще один файл-сертификат, имеющего расширение .sig, который контрагент использует чтобы проверить подлинность документа. Невзирая на то, что данные документы не проходят каналы предусмотренные законом, они вполне могут быть использованы для разбирательств в суде. Как отмечалось выше в неформализованных документах допустим произвольный вид и все же к некоторым имеются определенные требования. Так, составляя договор, необходимо указать данные сторон, о чем договор, стоимость, условия выполнения и в какие сроки. Такие нюансы должны быть учтены для придания неформализованным актам юридической силы, такой же как и в бумажном оригинале.  Из всего этого можно сделать вывод, что регистрация у оператора ЭДО и применение механизмов электронной защиты делает работу с формализованными и неформализованными документами ЭД максимально удобной. 

Устройство подсистемы регламентированного учета в 1С:ERP

С программным продуктом “1С:ERP Управление предприятием” удобно вести полноценный бухгалтерский и налоговый учеты с возможностью формировать отчеты организациям любых сфер деятельности, соответствующих всем требованиям законодательства России. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи.

Устройство подсистемы по регламентированному учету с использованием 1С:ERP

Функционал данной подсистемы имеет широкие возможности. В первую очередь хочется ознакомить с основными принципами действия и настройками.  К главной особенности сервиса состоит в том, что первичный учет документооборота формируется согласно оперативному контуру функций компании с отражением хозяйственных операций в регламентированном учете в то время, когда они проводятся и вносятся в оперативном учете управления компанией. В этом случае бухгалтера занимаются учетной политикой и регламентами, контролируют полноту и правильность введенной информации, учитываемой согласно регламенту. Это приводит к сокращению оперативных функций бухгалтеров и возрастанию объемов административной работы, которая будет выполняться при помощи программного сервиса 1С:ERP, представленная целым рядом определенных инструментов. 

Настраиваем бухгалтерский учет

Система требует включение требуемой настройки для ведения учета в 1С:ERP. Для этого заходят в меню по цепочке “НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Регламентированный учет”. После введения нужной даты, кнопка “Регламентированный учет” отмечается флажком. Данные действия активируют функционал, который будет вести бухгалтерский и налоговый учеты с установленной даты. Также необходимо подготовить к работе сопутствующие сервисы и процедуры, благодаря им:
  • создаются проводки для отражения документации в бухгалтерском и налоговом учетах:
  • при закрытии месяца рассчитывается налог на прибыль и имущество, формируются резервы с учетом сомнительных долгов и прочее;
  • проводится типовые отчеты и отчетность контролируемых сделок;
  • настраивается “1С-Отчетность” и множество прочих функций.
Основное место в настройках отведено правильности настройки политики учета или, другими словами, способы ведения БУ и НУ в комплексе, который включает:
  • ведение текущей группировки; 
  • проведение первичного мониторинга;
  • измерение цены;
  • подведение итогов хозяйственной деятельности
Учетная политика настраивается для каждой компании в отдельности, планирующей регламентированный учет в 1С. Настройка отличается гибким механизмом, позволяющей делать копии, для использования прочими компаниями, основные настройки подлежат корректировкам, предполагающие другие учетные периоды. Важным в этом является, то что система сохраняет историю по внесенным изменениям данных и значению настроек.  
0