+7 (499) 490-55-07
г. Щёлково, площадь Ленина, д.5, оф. 307

Проведение обновления 1С

Обновлять программные продукты 1С:Предприятие является необходимым условиям, чтобы поддерживать их возможности актуальными. Процесс происходит с учетом изменений в законодательстве и регламентированных отчетах, расширения возможностей, обновления интерфейса программы. Наша компания специализируется на программном обеспечении 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает взаимовыгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты занимаются продвижением информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Проведение стандартных обновлений базового 1С:Бухгалтерия. 8 версия, редакция 3.0 с использованием Интернет-поддержки. Пользоваться данными принципами можно при различных конфигурациях стандарт формата 1С. Прежде чем приступить к обновлению необходимо выполнить несколько значимых условий:
  • В зависимости от настройки 1С:Бухгалтерия обновления могут вноситься вручную либо в автоматическом режиме, но в любом случае доступ к базе должен быть монопольным, а все пользователи должны предварительно выйти из базы;
  • Приступая к обновлениям и прочим манипуляциям с конфигурацией, необходимо создать ее резервный архив. Таким образом можно защитить данные от потери, которые могут иметь место при сбоях и ошибках в программном обеспечении 1С. Копия, которая была сохранена, обеспечит возврат на начало процесса;
  • Конфигурацию необходимо проверить, содержит ли она какие-нибудь изменения, которые не предусмотрены типовыми решениями 1С. Нетиповые конфигурации обновляются ручным способом с привлечением квалифицированного персонала, который в ходе процесса сверит и внесет изменения в объекты, прошедшие двойную модификацию. Удостовериться, что изменения конфигурации отсутствуют, можно по пиктограмме замка в иконке кубика и окошке конфигурации и кнопке “Включить возможности изменения” через настройки 1С, используя режим работы в конфигураторе 1С:Предприятие;
  • Обновить 1С 7.7, КОРП, ПРОФ, включая 1С 8.2 и другие предшествующие версии 1С:Предприятия, получив доступ по договору 1С:ИТС. Более полная информация по лицензионным требованиям сопровождения ПП 1С имеется на портале обновлений 1С.

Использование интернет-поддержки

Такая функция предусмотрена договором ИТС. Для использования этого сервиса необходимо зайти в базу, где имеются права администратора. В пункте “Интернет-поддержка и сервисы” кликнуть по кнопке “Подключить” и в раскрывшемся интерактивном окне “Подключение интернет-поддержки” внести данные логина и пароля. После на “Мониторе портала 1С:ИТС” нужно выбрать и установить обновления. В основном для продолжения не требуется обновлять платформу. Исключением является требования поддержки конфигурации после обновления.

Обновляем типовую конфигурацию 1С 8.3 самостоятельно

Используя конфигуратор, нужно перейти к ручному обновлению. В этом случае нужно установить применяемую конфигурацию через информационное меню “О программе”. Основные сведения проверяются после запуска базы информации о данных режима работы “Конфигуратора”, таким образом предоставляется информация об используемой версии платформы и конфигурации. К тому же функция “Включить возможность изменения”, в конфигурационном окне, является подтверждением, что изменения не были внесены и относится к типовой. Режим “Конфигуратора” работает одинаково во всех конфигурациях. Для проведения обновления необходимо воспользоваться разделом “Обновить конфигурацию” во вкладке “Поддержка”. Здесь нужно будет выбрать 1 из режимов проведения действия:
  1. поиск доступных обновлений;
  2. ручной выбор файла обновления.

Применение простого способа Режима поиска доступных обновлений

После выбора такого вида решения системой будет предложено определиться с местом хранения обновленных файлов после скачивания на ваше устройство. Это могут быть устаревшие возможности диска 1С, либо адрес сервера 1С, где есть возможность автоматического скачивания обновления и подготовки файла с обновлением конкретной конфигурации. Если используется флажок с адресом сервера 1С доступ к релизам конфигурации будет активным, аналогично автоматическому обновлению 1С посредством ИТС после авторизации в личном кабинете. После системой будет произведен поиск возможных обновлений конкретной конфигурации и выдан перечень релизов к обновлению. После выбора подходящего релиза и выделения жирным шрифтом можно переходить к обновлению. После подбора обновленного релиза и нажатия команды “Готово” появится окно “Описание обновления”. По окончании проверки нужно нажать на команду “Продолжить обновление”. Потом в открытом окне “Реорганизация информации” можно ознакомиться с новшествами и изменениями, имеющихся в новой конфигурации, и при согласии нажать “Принять”.

Выбор файла обновления 1С вручную

Имеется вариант бесплатной загрузки файла обновления или полностью всего дистрибутива с диска ИТС либо портала “1С:Обновление программ” из раздела “Типовых конфигураций для России”, если вы владеете учетной записью в личном кабинете ИТС. На портале в столбике справа имеется строка с последним номерным значением используемой версии конфигурации, которая подлежит обновлению. В столбце слева указывается значение с версией по предложению обновления имеющегося релиза. Таким способом происходит определение с шагом обновленной версии, которая выбирается при установке. Далее путем нажатия на значение релиза в столбике слева, чтобы выбрать и скачать обновленный файл. После скачивания update архива, нужно извлечь файлы и выбрать в них установочные “setup.exe” и запустить. Системой, автоматически, будет предложено установка конфигурации в папку с шаблонами. И жмем “Далее”. После нужно вернуться в конфигуратор, отметить галочкой “Выбор файла обновления” и пройти “Долее”. В строке, которая открылась, нужно указать путь к новому “распакованному” релизу 1С с форматом .cfu. Потом выбирается файл обновления, который нужно “Открыть”. Выбираем файл обновления и жмем “Готово”. В дальнейшем нужно совершить шаги, соответствующие пунктам 10, 11, 12, 13 в блоке режима поиска обновлений. Может возникнуть ситуация, когда в окне “Реорганизация информации” требуемая функция “Принять” лишена активности. Это говорит о наличии конфликтующего объекта либо объекта, который не дает установить обновление в перечне с изменениями. Данная проблема решается путем запуска “Тестирования и исправления информационной базы”. В этом случае нужно зайти в “Администрирование-Тестирование и исправление” и запустить команду “Выполнить”. При отсутствии результата потребуется возврат в архив конфигурации и прибегнув к помощи специалиста, справится с несоответствиями в значениях, которые делают обновление невозможным. Нажав горячую кнопку F5 вы активируете режим работы для пользователя с возможностью поддержки отладчика, чтобы завершить последний переход конфигурации к обновленному релизу — использование обработчика обновления. С такой операцией возможен запуск конечного процесса конвертации данных пользователя к обновленным изменениям релиза конфигурации. Для запуска режима пользователя программа затребует подтвердить что полученные обновления легальны, а после можно продолжить нажатием соответствующей кнопки. Таким образом происходит подтверждение официального приобретения возможности регулярного обслуживания своей конфигурации. Вкладка “Новое в этой версии” содержит все нововведения установленного компонента.

Право работодателя вводить электронный документооборот

В России активными темпами проходит цифровизация делопроизводства в компаниях с электронным документооборотом. В качестве отдельного направления выступает кадровый электронный документооборот (КЭДО). Наша компания специализируется на программном обеспечении 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает взаимовыгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты занимаются продвижением информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

О кадровом электронном документообороте

КЭДО состоит из комплекса функций в ходе которых создают документы с дальнейшим обменом, архивированием, визированием администрацией и работниками организации электронного варианта документации.

Возможность замены бумажной документации электронными

Очень долго кадровая документация велась с отставанием от современных реалий. Документы создавались на бумаге, дублировались и не были защищены от потерь. Это требовало массы времени и сил. Однако Законом №377-Ф3 от 22.11.2021г. было дано разрешение на создание, подписание и архивацию практически всех кадровых документов в электронном виде, освобождая при этом от необходимости создания бумажной копии. Но ограничения все же остались. Определенные документы требуют дублирования на бумаге, выделенные в отдельный перечень, который состоит из:
  • актов о несчастном случае на производстве;
  • приказов об увольнении;
  • документов о проведении инструктажа по охране труда;
  • трудовых книжек, если имеется желание работника на ведение бумажного формата.

Ожидаемые нововведения в КЭДО

01.09.2022 года вступили в силу поправки, требующие синхронизировать информационные системы на предприятии с платформой “Работа в России” (РвР). Существует вероятность, что 01.03.2023 года будут введены поправки и стандартные требования относительно содержания электронных документов на предприятиях. Является ли мера внедрения кадрового электронного документооборота обязательной? На сегодня такое решение зависит от желания администрации организаций. Внедрить КЭДО можно на платформе “Работа в России” или создать собственную информационную систему с адаптацией к особенностям функционирования компании.

Преимущества внедрения КЭДО

Перейдя на КЭДО предприятие получает множество плюсов, которые позволят:
  • дистанционно трудоустраивать. Каждый человек сможет сделать выбор рабочего места, проживая в любой географической точке с удаленным заключением трудового договора;
  • проводить заполнение необходимой кадровой документации, заверение которой, осуществляется электронной подписью;
  • ускорить поиск необходимой документации. Получать данные из документа можно независимо от времени и места пребывания, на любом устройстве;
  • сократить однотипные кадровые операции;
  • сделать работу кадровика более эффективной;
  • удобно и надежно хранить документы.

Техника перехода на КЭДО

Первоочередным, что необходимо сделать — это выбрать информационную систему (ИС), полностью закрывающую потребности определенной компании. При внедрении КЭДО предлагается использовать один из двух предлагаемых вариантов. Можно воспользоваться:
  • платформой РвР, на которой необходимо зарегистрировать предприятие;
  • собственной ИС, которая организуется в соответствии с требованиями ТК РФ, где создаются, движутся, заверяются и хранятся все внутренние документы предприятия.

Выбирая систему для внедрения КЭДО необходимо обратить внимание на некоторые моменты

Очень важно чтобы:
  • в ИС предусматривалось использование всех 3-х видов подписей, которые предполагаются Законом;
  • программа КЭДО должна отвечать основным требованиям, быть понятной и удобной для всего офисного персонала. Она должна интегрироваться с системой учета предприятия и иметь веб-версии и мобильные приложения;
  • составлять сложные многоуровневые маршруты движения документации. Наиболее важным является способность системы самостоятельно продвигать документ к следующему этапу специалисту на ознакомление и подписание, напоминать о нем и устанавливать сроки;
  • все данные были надежно защищены. Для этого система должна обеспечивать доступ к документам исключительно тем работникам, имеющих к ним отношение либо к которым они направляются, чтобы ознакомиться и подписать;
  • имелись обучающие занятия, тренинги и консультации, которые помогут персоналу адаптироваться к новым условиям.

Обмен документами с удаленными работниками без ЭЦП

Многие предприятия переводят свое делопроизводство на электронный формат, что очень удобно и эффективно при работе с документами. В связи с чем возникают определенные вопросы такие как внедрение необходимого функционала, требования к использованию электронной подписи (ЭЛ и ЭЦП), официальный документооборот с сотрудником работающем дистанционно, возможность подписания документации с работником не применяя ЭП, без нарушения Закона. Данная статья познакомит вас с легальным ведением электронных документов работодателя с персоналом, работающим в офисе, на удалении и самозанятыми. Наша компания специализируется на программном обеспечении 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает взаимовыгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты занимаются продвижением информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Согласно трудового кодекса РФ допускается организация электронного взаимодействия в зависимости категории работника В новой реальности появились такие понятия, как:
  • работа на удалении. В современных реалиях многие офисные работники перешли на удаленную работу. Сегодня треть сотрудников трудятся удаленно или смешанным образом;
  • дистанционный сотрудник. Он работает таким образом после подписания трудового договора о дистанционной работе, с правом удаленного доступа к информационной системе предприятия. Как правило, во всех организациях имеются такие работники. Такой способ работы несет дополнительные удобства при организации трудового процесса для тех лиц, которые живут на значительном расстоянии от места работы.

Оформление дистанционного работника

Принимая на работу дистанционного работника, требуется провести целый комплекс мероприятий, которые сводятся к:
  1. востребованию от оформляемого работника пакета документов, установленного ст.65 ТК РФ:
  • документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • трудовую книжку, если она имеется в бумажном варианте;
  • свидетельство о пенсионном страховании;
  • документ о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • свидетельство об образовании;
  • квалификационные удостоверения и прочие, что подтверждает обладание специальными знаниями.
  1. ознакомлении с подписанием всех работников с нормативными актами локального действия внутри предприятия, регламентирующие его функции. Заверение данной документации дистанционным работником можно как электронной подписью так и бумажного варианта;
  2. заключению трудового договора;
  3. изданию приказа о приеме на работу;
  4. заполнении личной карточки работника ф.Т-2;
  5. оформлению трудовой книжки если имеется бумажный вариант.
После того как документальные требования выполнены дистанционный сотрудник становится штатным работником аналогично обычному персоналу. Все это вызывает вопросы у работодателей по обмену документами с такими сотрудниками. Документообмен с работниками, работающими дистанционно:
  • имеет обычный вид на бумаге. Все нормативные акты оформляются в офисе после предоставления работником всех необходимых документов. Собственноручная подпись ставится на трудовом договоре и дополнительном соглашении;
  • визит работника в офис не требуется. Все необходимые документы после подписания отправляют через курьерскую либо почту России;
  • электронный документооборот проходит с использованием интернета, электронных сервисов и систем отправлений через email, мессенджеров и других видов и средств взаимодействия.

Организация электронного документооборота в зависимости от категории сотрудника

По Трудовому Кодексу допускается организация электронного взаимодействия с любым работником предприятия. И все же разработаны правила по данному взаимодействию в зависимости от категории сотрудника. Выделены три категории работников:
  1. работники, заключившие гражданско-правовой договор и самозанятые;
  2. персонал с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе;
  3. сотрудники оформленные на основании трудового договора.
Перечень документов подлежащих электронному обмену администрации с персоналом с особенностями согласно категории последнего

Документация КЭДО с сотрудниками для каждой категории

  • 1-й: ч.2 ст.160 и ч.2 ст.434 ГК РФ закреплена возможность подписывать руководством электронную версию без необходимости дублировать их в бумажном варианте;
  • 2-й: На основании ст.ст. 312.2 — 312.9 ТК РФ все документы по кадрам подписывается электронная версия, без требования бумажной копии, однако не без исключений. Оно относится к трем документам:
  • копии приказов об увольнении;
  • трудовые договора с дополнительными соглашениями;
  • бумажный вариант трудовой книжки, если таковая была в наличии.
Бумажный вариант данных документов должен отправляться администрацией работнику. Правила электронных контактов необходимо закрепить в трудовом и коллективном договорах, дополнительном соглашении и прочих нормативных актах конкретной организации. При этом требуется детальное прописывание порядка и отражение процесса получения работником/администрацией электронного формата документа в ходе обмена. Подготовка и отправка бумажного варианта документов обеспечивается в течении 3-х рабочих дней.
  • 3-й. Ст.ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ разрешено подписывать все документы по кадрам в электронном виде, за исключением 5-ти документов. Это касается:
  • приказа об увольнении;
  • актов о несчастном случае на производстве;
  • журнала по проведению инструктажей охраны труда;
  • трудовой книжки на бумаге, если такая имеется в наличии;
  • сведений и трудовой о трудовой деятельности ф. СТД-Р.

Механизм правильной организации документообмена с удаленным сотрудником без ЭЦП

Организовать электронный документооборот с дистанционным работником можно 2-мя вариантами, с применением:
  • электронной почты. Обмениваясь документами таким образом требуется получить от получателя ответ о получении документа в срок, прописанном трудовым договором о дистанционной работе, как закреплено в ч.3.4 ст.312.3 КТ РФ;
  • системы информации администрации. Может быть использована для обменивания электронными нормативными актами с персоналом, работающем на удалении. Система ИС, которая позволяет отправлять, получать, ознакамливаться и подписывать без применения электронной подписи. Процесс происходит после авторизации работника, а подпись идентична простой электронной подписи.
При использовании ИС администрации важно знать, что подписание трудового договора и дополнительного соглашения производится только ЭП. Подписание при этом ПЭП недопустимо. Такие документы подписывают исключительно усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Внедрение кадрового ЭДО с работающим персоналом требует:
  • подписание Соглашения о введении электронного взаимодействия с применением НЭП либо ПЭП. Таким образом оформляются все работники, работающие непосредственно в офисе, дистанционно и самозанятые;
  • для работы офисного персонала требуется разработка положения о КЭДО, Приказа о переводе документов на электронный вид с согласием заверенное всеми сотрудниками.
Чтобы официально ввести электронный документообмен для новых работников:
  • подписывают Соглашение об электронном взаимодействии;
  • внедряют Положение о кадровом ЭДО;
  • получить от вновь принимаемых работников согласие на оформление документации в электронном виде. На основании Закона, лица у которых трудовой стаж на 31.12.2021г. отсутствует, подписание согласия не требуется.
Каждая компания решает переход на кадровый ЭДО, что принесет дополнительные плюсы. С КЭДО проще оформлять документы, работа HR-службы становится более эффективной, процесс подписания и проведения документов значительно ускоряется, а удаленные работники получают возможность удобного и единственного взаимодействия.

Автоматизация приема заявлений кадровику

В современных реалиях цифровизация все более развивается из-за чего обработка кадровых документов в программах, которые действуют и только вводятся в наибольшей мере продвигается кадровый электронный документооборот. ЭДО для персонала организации обеспечивает расширение рамок автоматизации процессов. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Федеральным Законом № 377-Ф3 фиксируется на юридическом уровне взаимоотношения администрации с сотрудниками через электронный документооборот. Последний охватывает практически все аспекты кадрового учета и электронных подписей. Прием документация и прочие процессы связанные с кадрами автоматизированы через популярную систему учета 1С:ЗУП и дополнительный сервис Личный кабинет сотрудника.

Кадровые процессы автоматизируются на базе 1С:ЗУП

Базовая автоматизация процессов кадровой работы требует подбора программы в соответствии с актуальными требованиями и стандартами по кадровому делопроизводству и отвечающей тонкостям деятельности конкретной компании. Самым востребованным программным продуктом, с помощью которого автоматизируется учет кадров, на сегодня — это “1С:Зарплата и управление персоналом.8”. Кроме того, что система универсальна, она соответствует нормам действующего законодательства, что несет определенные удобства и легкость в освоении. Базовая автоматизация помогает специалисту:
  • планировать потребности в сотрудниках;
  • подбирать кадры;
  • рассчитывать заработную плату с налогами;
  • оформлять командировки, отпуска и прочие кадровые процессы;
  • издавать приказы и другую рутинную документацию;
  • готовить и направлять отчеты в госструктуры;
  • формировать базу вакансий;
  • подбирать работников.
Применение 1С:ЗУП в кадровой работе автоматизирует взаимодействие отдела кадров с расчетным отделом, но исключает при этом возможность включаться в процесс работников. Для более широкого взаимодействия потребуется интегрироваться в специализированные сервисы.

Бизнес процессы по кадрам и почему внедрять КЭДО необходимо

Кадровые бизнес-процессы должны быть описаны в ходе электронного документооборота, это поможет упростить взаимоотношения специалистов кадровой и расчетной служб с другими работниками компании. Самые распространенные кадровые процессы, которые необходимо дополнительно автоматизировать, внедряя КЭДО. Они помогут:
  • оформить вновь принятого работника. Длительность такой процедуры может начинаться с приема на работу и продолжаться пока не окончится срочный трудовой договор или испытательный срок. В процедуру входит целый комплекс задач в ходе которых: оформляются документы, вводятся личные данные, принимаемого работника, подписывается трудовой договор и прочие локально-нормативные акты;
  • согласовать документы. Это целый пакет бумаг, оформляемых через программу, должны пройти согласование сотрудником либо руководством. Каждый тип документов для каждой компании утверждается особый согласующий маршрут;
  • подбирать персонал, оформлять график отпусков на следующий год, учитывать рабочее время, архивировать кадровую документацию и прочее;
  • формировать и обрабатывать служебные записки;
  • работать с заявлениями от работников на оплачиваемый отпуск и без оплаты, открывать и закрывать больничные листки и другие.

Обработка кадровых заявлений от работающих

Если кадровый электронный документооборот отсутствует, то кадровику придется массу времени затрачивать чтобы получить и обработать заявление, вносить его в систему учета с дальнейшей подготовкой приказа по кадрам. Сотрудники также теряют какое-то время пока ищут образец заявления, а затем согласовывают и подписывают его соблюдая определенный маршрут, чтобы передать его в кадровую службу. При отсутствии автоматизации приема заявлений в части кадрового электронного документооборота, то частая практика когда работники испытывают сложности, при которых:
  • работник не понимает весь маршрут по согласованию и подписанию заявления;
  • затрачивается время в поисках должностных лиц, чтобы согласовать и подписать документ;
  • процедура может растянуться на длительный срок пока документ будет передан и получен через почтовую или курьерскую службы от работника к администрации при дистанционной работе.
Если прием кадровых заявлений автоматизирован в рамках КЭДО, то
  • заявки будут создаваться, проходить согласование и подписание с дальнейшим изданием приказов по кадрам в нужных печатных формах автоматически;
  • упрощаются контролирующие процессы прохода приема заявок в кадры;
  • возможно использование уже имеющихся шаблонов заявлений;
  • обратная связь согласно заявки для работника будет проходить значительно быстрее;
  • работа по обработке кадровой заявки работником и специалистом по кадрам значительно ускоряется;
  • сокращается количество ошибок;
  • можно сэкономить на затратах по оформлению бумажного документооборота.
Современные изменения в законодательстве по использованию КЭДО позволяют автоматизировать кроме процедуры обработки заявлений работников и прочую кадровую работу.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Под электронным документооборотом (ЭДО) подразумевают все процессы ориентированные на работу с электронными документами в организациях. Для этого бизнесу потребуется пройти определенный путь, чтобы регламентировать электронный документооборот, включая кадровый учет в ЭДО. Регламент работы системы разрабатывается начиная с издания приказа, которым обозначается переход компании на электронный документооборот и ведение кадровых документов в КЭДО, положения по ЭДО и так далее. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Нужно разобраться в видах ЭДО на сегодняшний день

ЭДО делится на два вида и может быть:
  • внутренним. Представлен целой системой с электронным документооборотом (СЭД), применяемых на предприятии. В процессах с данным видом СЭД используют простую электронную подпись (представленную логином и паролем), усиленную квалифицированную ЭП и неквалифицированную ЭП;
  • внутренним. Под ним подразумевают ЭДО для работы с контрагентами, его еще называют ЮЗЭДО. Таким образом партнеры обмениваются электронной документацией, применяя при этом усиленную квалифицированную электронную подпись. Это обычно первичная бухгалтерская, договорная и другая документация, которая сопровождает отношения между организацией и контрагентом.
Возможности внутреннего ЭДО распространяются на разные функции бизнеса и в современных реалиях уже многие компании перешли и продолжают переходить на пользование цифровыми технологиями в тех секторах, где это можно применять. ЭДО охватывает обширную область Кадровое ЭДО является одним из направлений внутреннего ЭДО Он направлен на регламентирование и осуществление документального обмена в рамках администрация — сотрудники.

Нормы КЭДО утверждены законодательно

Федеральным Законом № 377 в конце 2021 г. были внесены изменения в ТК РФ. В трудовой кодекс были внесены дополнения из нескольких статей относительно регламентов по кадровому электронному документообороту. Данный шаг дал возможность работодателям многие кадровые документы на бумаге, требующие подписания и хранения, перевести в электронную форму. Для этого необходимо разработать переходные правила на ЭДО, электронные приказы в компаниях, получение КЭП и прочие основные моменты работы с электронной документацией.

Детали кадрового ЭДО

КЭДО освобождает от ведения бумажных документов, упорядочить процесс, установить эффективное и понятное отношение работодателя с работником. По своему объему кадровые документы соизмеримы с другими отделами даже если сравнивать с фаворитом по количеству обрабатываемой документации. На необходимость перехода на КЭДО влияют некоторые аспекты, такие как:
  • структура и объемы предприятия;
  • наличие работников, работающих дистанционно, а также во вредных и опасных условиях.
Это все необходимо предусмотреть при разработке КЭДО для конкретной организации. Переходя на КЭДО, необходимо позаботиться о:
  1. защите пространства, где будет размещена программа КЭДО, что исключит возможность несанкционированного доступа сторонних элементов;
  2. обеспечении резервного копирования и надежного сохранения электронных документов;
  3. группировании кадровой документации отдельно для:
  • цифровых (электронных), которые будут издаваться исключительно в электронном варианте без выпуска бумажного оригинала;
  • бумажных, их выпуск производится на бумаге с последующей подписью, затем сканируются, после чего оригиналы отправляются в архив компании на хранение, а отсканированные копии размещаются в системе КЭДО.
  1. фиксации в отдельном акте форму КЭДО и порядок обработки электронных документов. Оформленные в электронном варианте печатные и отчетные формы кадровой документации проходят отдельную фиксацию. Там же прописываются все нюансы связанные с работой по этим документам.

Последовательность перехода на КЭДО

Чтобы перевести фирму на один из видов ЭДО необходимо следовать целому ряду требований. Возьмем к примеру КЭДО, где потребуется сделать несколько шагов:
  1. Подготовить регламент КЭДО:
  • выбрать или разработать систему КЭДО;
  • утвердить принцип взаимодействия между сотрудником и администрацией, применительно к системе КЭДО;
  • определиться со списком документов для работы в КЭДО;
  • описать процедуру перехода бумажных носителей на цифровые документы;
  • согласовывают процессы для электронных документов;
  • детализировать доступность сотрудников к документации;
  • установить прочие правила работы системы ЭДО;
  • разработать положение о КЭДО.
  1. Подготовить систему КЭДО для запуска
Для этого требуется провести тестирование настроенной системы КЭДО, настройку нужного оборудования и сопутствующего программного обеспечения. Необходимо установить пароли и разъяснить пользователям доступность системы. Обучить персонал и проинструктировать относительно работы системы:
  1. Оформить официальный запуск КЭДО в работу
Перед запуском системы требуется издать приказ (распоряжение) по переходу на КЭДО, где нужно:
  • установить конкретную дату старта действия системы КЭДО;
  • закрепить ввод в работу организационных документов, которые представлены регламентами, руководствами, правилами;
  • утвердить круг лиц с правом доступа к системе;
  • установить сроки, инструктирования и обучения персонала;
  • расшифровать прочие нюансы, продвигающих КЭДО;
  1. Уведомить персонал о переводе на КЭДО
Оповестить персонал в установленные администрацией сроки, которые прописали в нормативной документации организации. Приказ на внедрение в компанию КЭДО издается в произвольной форме, ввиду того, что Трудовой кодекс РФ не содержит конкретных указаний. Для оповещения могут использоваться разные методы: лично каждому работнику, сообщение через email или с помощью заказного письма. Приказ при введении КЭДО должен содержать:
  • переход по взаимодействию администрации с персоналом;
  • право сотрудника согласиться или отклонить взаимодействие.
Через приказ также возможно отражение:
  • дополнительно данные, где сотрудник сможет высказаться одобрительно либо отрицательно;
  • поинтересоваться о наличии или отсутствии у работника одного из видов электронной подписи (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная).

Что нового по КЭП руководителя

У предприятий, организаций и ИП актуальным вопросом 2022 года стало оформление квалифицированного сертификата электронной подписи руководителя и механизм их получения последним. В связи с этим были введены определенные новации, требующих разъяснения. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Требования для получения сертификата ЭП руководителем

От владельца потребуется личное присутствие для первичного выпуска сертификата ЭП, при этом возможность использования доверенности, заверенной нотариусом, не допустима. В дальнейшем руководитель сможет пользоваться правом дистанционного получения подписи.

Служба выпускаемая КЭП руководителю в 2022 году

С начала 2022 года право генерировать и обслуживать квалифицированные сертификаты на электронную подпись принадлежит удостоверяющему центру ФНС России. Их выдают:
  • руководителям, являющимся юридическими лицами, работающих без использования доверенностей;
  • индивидуальным предпринимателям;
  • нотариусам.
Ввиду того, что мероприятие отличается своей масштабностью, ФНС было предусмотрено свыше 700 мест, где осуществляется выдача КЭП. Также дополнительно прошли аккредитацию некоторые коммерческие удостоверяющие центры, которые являются доверенными лицами УЦ ФНС. Список их постоянно дополняется найти его можно на ресурсе налоговой службы.

Требования по записи ключа ЭП и дальнейшего его использования

Запись ключа электронной подписи на первую попавшуюся флешку недопустима. Для этих целей может быть использован исключительно носитель, прошедший сертификацию. Те, кто пользуется ЭП, наверняка знают что потребуется для применения ключей электронной подписи и все же. Для дальнейшего использования КЭП потребуется:
  • установка программного обеспечения (СКЗИ). Разработчики предлагают безвозмездное пользование своими продуктами;
  • установка сертификата на локальном компьютере для пользования одним из продуктов;
  • обновление или первичное прописывание сертификата в системе предполагающей его использование.
Стоимость квалифицированного сертификата Единственная служба выпускающая и выдающая бесплатные сертификаты осуществляется исключительно в ФНС. В остальных пунктах выдачи у доверенных лиц нужно оплатить стоимость подготовки документов.

Возможное количество квалифицированных сертификатов, выдаваемое одному руководителю

Практика выдачи работникам носителей и доверенностей для использования ЭЦП руководителя, которая была возможна до начала 2022 года, позволяла одной подписью пользоваться специалистам разных отделов и таким способом закрыть все потребности предприятия. Однако такой подход делал процесс неконтролируемым и нес определенные риски, т.к. увеличивал риски утраты финансов. С начала текущего года введены 2 новшества
  1. допустим выпуск только единственного экземпляра квалифицированного сертификата руководителю компании или ИП. Получение дополнительного сертификата запрещено. Если была подана заявка в связи с утерей ключа или его компрометации, то выданный раньше сертификат отзывают в автоматическом режиме;
  2. ключ на электронную подпись является некопируемым, это значить, что создание копии бухгалтеру и прочим заинтересованным специалистам невозможно. Для этого предусмотрена выдача квалифицированных сертификатов пользователям компании, выпуск АУЦ разрешен и может применяться до того как будет внедрен МЧД с продленным сроком до 01.09.2023.

Разъяснения руководителям, не получавших КЭП после изменения правил

Многие клиенты воспользовались досрочным перевыпуском сертификатов со сроком действия до ІІІ квартала 2022 года. УЦ, которые пользуются доверием могли пройти идентификацию удаленно по имеющемуся КЭП. Они предпочли понести дополнительные расходы необходимому личному визиту руководителя, чтобы получить сертификат и невозможность воспользоваться доверенностью. Таким образом действует много сертификатов, порядка 34,7%, которые были получены в начале октября 2022 года. Остальные зарегистрированные юрлица и индивидуальные предприниматели должны получить ЭП по вновь введенным правилам. В связи с этим рекомендовано держать на контроле дедлайн сертификата руководителю и подготовиться к получению нового сертификата у УЦ ФНС или у доверенных лиц.

Использование КЭП на руководителя

Документация, имеющая квалифицированную электронную подпись приравнивают к собственноручно подписанной руководителем с аналогичной юридической силой и возможностью использования в суде. Данная технология построена на использовании ключей электронной подписи руководителя и на законодательном уровне регулирует обмен электронными документами. ЭДО получило целевое назначение, применяя доверенную доставку. Система наделена свойством дополнительной идентификации с возможностью аутентифицировать участников, что делает электронное взаимодействие максимально защищенным и надежным. При этом стороны могут отказаться от заключения дополнительных соглашений, чтобы начать обмен. Перечень сегментов, где проводится документооборот. Это может быть:
  • B2G предполагает взаимодействие со структурами в государственном секторе;
  • В2В оборот документов с хозяйствующими организациями, относящихся к коммерческим субъектам и ИП;
  • В2С для документооборота, включая кадровое ЭДО, предприятий коммерции с физическими лицами.
Если сертификат на руководителя, ИП был получен своевременно, то владелец сможет проводить значимые юридические действия от имени предприятия, а именно:
  • подписывать налоговую и другую регламентированную отчетность, передаваемую в ТКС посредством оператора ЭДО;
  • принимать участие в торгах, используя ЭТП коммерческого и федерального значения;
  • быть участником документооборота юридической значимости с контрагентами, используя операторов систем ЭДО. Это может быть документация на продажу и перевозку товаров с маркировкой, счета-фактуры и прочую документацию формализованного и неформализованного типа;
  • подписывать документы как работодатель при КЭДО;
  • взаимодействовать с гос порталами, чтобы получить госуслуги;
  • подавать документы в арбитраж;
  • осуществлять иные действия с ЭП.
Руководитель может делегировать полномочия на специалистов, после получения квалифицированных сертификатов в УЦ, прошедших аккредитацию (ознакомиться с перечнем можно на сайте Мин Цифры). Так как срок действия МЧД (машиночитаемой доверенности) продлен, пользоваться сертификатами, полученными на сотрудников от имени организации, разрешено без МЧД, до 01 сентября 2023 года.

О портале «Работа в России»

Совершать коммуникации работодателям с лицами, находящимся в поиске работы, удобно на интернет-площадке. Для этого был создан портал “Работа в России”, где можно размещать вакансии и знакомиться с предложениями работы. С 2022 года определенные категории организаций должны обязательно размещать данные об имеющихся вакансиях на госпортале trudvsem.ru. в рамках электронного кадрового документооборота. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Портал “Работа в России” имеет определенные плюсы

Данная интернет-площадка стремительно развивается по всей территории страны и является основным государственным ресурсом для электронного кадрового документооборота. Он дает возможность:
  • кандидатам абсолютно бесплатно пользоваться площадкой при поиске работы и регистрироваться как безработный, дающего право на выплаты пособия по безработице;
  • администрации предприятия подбирать персонал;
  • работникам и работодателям пользоваться ресурсом, в качестве платформы автоматизированного кадрового документооборота.

Уже многие предприятия с начала года публикуют сведения о вакансиях на РвР

На основании нового законодательства закреплен перечень компаний, которых обязали с 2022 года пользоваться порталом РвР для публикации вакансий. В него вошли:
  • компании (включая те, которые были реорганизованы или снова созданы) где среднесписочная численность превышает 25 работников;
  • организации, относящиеся к органам государственной власти и местного самоуправления.
Работодатели должны публиковать на интернет-ресурсе РвР информацию, имеющаяся в электронном кадровом документообороте:
  • вакансии, включая оборудованные места для инвалидов;
  • потребности работников с условиями трудоустройства.
Приступить к работе на РвР организации могут после того, как пройдут регистрацию. Порядок заполнения имеется на самом портале.

Предлагаемый функционал в 1С:Кабинет сотрудника

1С:Кабинет сотрудника предусматривает наличие функционалов для сотрудника и администратора, со своими возможностями и особенностями работы. Данный сервис несет дополнительные удобства во взаимодействиях работника с администрацией предприятия. Наша компания внедряет программное обеспечение 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и предлагаем выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Особенности функционала в 1С:КС для сотрудника

В профиле отражается информация (личные данные) о сотруднике. Для этого вводится:
  • Фото;
  • Ф.И.О.
  • Где работает, с указанием места, должности и подразделения;
  • Контакты. Данные рабочего и мобильного телефонов, рабочей почты;
  • Информация о документах. ИНН, СНИЛС;
  • Данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и кем (код организации), когда и где родился, место регистрации).

Введение настроек

Сотрудник может настроить сервис по своему усмотрению:
  1. вид связи на период его отсутствия. Можно позвонить по мобильному телефону, отправить sms, на e-mail или воспользоваться Skype;
  2. тип сообщения от ЛК (заявление). На выбор предлагается sms, e-mail, push;
  3. установить временные ограничения на прием сообщений. При этом можно установить исключительно интервал приема “от” и “до”, но без возможности исключения время на перерыв и выходные. Также выбирается режим приватности на web-версию и отдельно на мобильное приложение. Есть два варианта, где показываются суммы денег и не показываются;
  4. сформировать перечень заместителей. Возможно:
  • выбрать разное количество замов и указать список вопросов для каждого;
  • указать себя как заместителя;
  • при попытке повторно указать уже выбранного зама, обработка не будет проводиться, указывая на ошибку;
  1. выбрать перечень лиц, которые уведомляются об отсутствии. Процесс аналогичен, как и для замов.

Настройки для блока администрирования

К блоку имеют доступ исключительно администраторы. Сотрудник может либо относиться к администратору, либо нет. Какие действия применимы в 1С:КС к одному или нескольким сотрудникам. При этом можно:
  • отмечать всех;
  • отменять все отметки;
  • создавать кабинеты;
  • отправлять sms-приглашение;
  • отправлять приглашение на e-mail;
  • на время отключать доступ к кабинетам;
  • возвращать доступ к кабинетам;
  • удалять кабинеты.
Возможные действия к сотруднику. Нужно кликнуть на выбранное имя в разделе Администрирование, после:
  • отправляется приглашение;
  • убираются или добавляются права администратора.

О заявлениях

Пользуясь сервисом КЭДО имеется возможность подавать заявления или просматривать уже имеющиеся. Списки отображаются со статусами. После нажатия происходит открытие карточки заявления, включая подробности. Что важно. Через Задачи ЗУП можно производить ввод новых документов об Отпуске, а также связывать заявление с уже проведенными отпусками в программе. После того как задача выполнена в ЗУПе, Заявлению присваивается статус “Согласовано”, что не связано с фактом ввода документа в ЗУП.

Приложение

Отображается имеющийся отпуск, заявление сотрудника, отправленное последним (достаточно одного клика, чтобы перевести его в подробности). Новое заявление можно подать через ссылку.

Компания

Страница содержит три окна: Сотрудники, Структура, Все. По текстовому поиску, находятся как отделы, так и работники. В разделе Сотрудники можно ознакомиться со списком работников в данном отделе с должностью, рабочим номером и почтой. В правой части находится информация о подразделении. При нажатии на Ф.И.О. справа отобразиться его карточка со всей информацией. К единственному недостатку можно отнести, то что в списке информация только об опубликованных лицах. При отсутствии ЛК у работника в 1С:КС информация отсутствует. Подразделения компании имеют отборную структуру, а не древовидную. Выбор происходит в подразделениях один список на работников и дочерние отделы.

Предложение мобильного приложения

Это является дополнительным удобством. Так, заявка проходит согласование после указания того кто руководит подразделением. Войти в иконку для ввода данных о пользователе и версии приложения можно с любой страницы. Денежные суммы также есть возможность скрывать зайдя на любую страницу в приложении. Данная функция позволяет скрыть/раскрыть цифровое значение зарплаты.

Сервис 1С:КС предполагает использование ЭП или активизирующий Ключ

Для админки необходимо подключить ЭП (или ЭПЦ). После чего в Профиле будет доступно создание и обновление подписи работника. Срок создания обычной НЭП составляет 2 года. Отправить заявление можно после ввода дополнительного пароля, убрать запрос на него можно после того как был сделан первый ввод. Возможно настроить напоминание при отсутствии подписи, а еще статистические данные по персоналу, включая статус их ЭП.

Недостатки и ошибки

  1. отсутствие возможности отправки чего-то на подписание ЭП в 1С:КС. Для просмотра расчетного листа подпись не требуется;
  2. для отправки заявления с включенной подписью, требуется ввод пароля. Доступна опция “Не запрашивать до конца дня”, однако она до окончания сеанса не действует;
  3. админка содержит перечень всех ЭП с кликабельными строками, однако если попробовать кликнуть на одну из них, то отображается ошибка. Увидеть карточку подписи не представляется возможным.
Программисты 1С постоянно ведут работу по устранению недочетов в своих продуктах и очень скоро они могут быть доработаны и ликвидированы.

Уведомления

Их тексты подлежат настройке администратором. Доступные параметры отсутствуют, возможно, что в каждом уведомлении фиксируется набор параметров.

Перечень особенностей

Выходя из форм не отправленные заявления проходят проверку. Система предлагает выйти без сохранения, сохранить черновик или вернуться к редактированию. Временной лаг от действия ЗУП до 1С:КС порядка 10 мин, который является стандартом, подлежащем изменению.

Использование организацией 1С кабинет сотрудника

Программный продукт “1С:Кабинет сотрудника” с мобильным приложением используется организациями для обеспечения кадрового документооборота. Новая система наделена функциональными возможностями, имеет свои преимущества и сотрудники могут работать в 1С:КС после получения электронной подписи. Наша компания внедряет программное обеспечение 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и предлагаем выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Через 1С:КС сотруднику предоставляется доступ к нужной базе информации 1С(ЗУП, ERP). Разработчики предусмотрели невозможность доступа к данным, если телефон попадет в чужие руки.

Положительные стороны 1С:КС

Личный кабинет сотрудника дает возможность автоматизировать HR-процессы организации и действовать в рамках ст.136 ТК РФ, обеспечивая требования кадрового электронного документооборота. Он имеет равнозначную пользу для:
  • руководящих работников. Они всегда в курсе дел сотрудников и может рассматривать заявки от последних и т.д.;
  • работников, которые имеют доступ к своим расчетным листам, информации по остаткам отпуска. Также данный сервис упрощает коммуникации с работодателем. Теперь сотрудники без проблем смогут уведомлять, что он отсутствует на месте, менять личную информацию, запросить справку и прочее.

Функционал 1С:Кабинет сотрудника и его преимущества

Данный продукт:
  • представлен отдельным приложением 1С:Предприятие, не требующий дополнительных лицензий на отдельно взятого пользователя-сотрудника, а значить не несет никаких затрат. Также не требуется предоставления допуска сотрудникам к базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8;
  • web-версия дополняется мобильным приложением;
  • посредством сервиса, работнику в личный кабинет направляется расчетный листок, на который ставится личная электронная подпись. На сервисе сохраняются данные подписанта и сам документ;
  • 1С:КС отличается надежностью, безопасностью, удобством и является хорошим программным продуктом, отвечающим всем современным требованиям. Версию можно скачать в Google Play или App Store.

1С:Кабинет сотрудника несет определенные возможности для работника

Используя сервис сотрудник может:
  • просматривать расчетный лист за любой месяц и поставить галочку, что ознакомлен;
  • используя online режим, запросить справку с места работы и 2-НДФЛ;
  • проводить проверку своих персональных данных, которые хранятся в кадровой службе и сообщать об изменениях;
  • ставить в известность о болезни, опоздании;
  • согласовывать со своим руководством возможность отсутствия, изложив причины;
  • контролировать количество дней по неиспользованному отпуску с получением полной расшифровки и разъяснений причин остатка;
  • подавать заявление на предоставление очередного отпуска или за свой счет;
  • заходить в общую базу контактов организации для поиска рабочих контактов (номер телефона и email) коллеги.
Постоянное совершенствование сервиса разработчиками 1С удалось довести 1С:КС до корпоративного центра коммуникаций. Теперь его можно использовать для работы с кадровой документацией:
  • оформлять командировочные документы;
  • вести учет рабочего времени;
  • обучать персонал;
  • оценивать работников;
  • разрабатывать инструкции и регламенты;
  • вести новостную ленту на предприятии.

Технические стороны и безопасность 1С:КС

В планах, при работе в мобильном приложении, не нужно будет запрашивать прямой доступ к базе данных в 1С. Используя настройки, можно будет выбирать открытую информацию. Для входа в приложение 1С:КС потребуется авторизация. Разработчики софта убеждены, что даже если телефон попадет в чужие руки, данные сервиса будут недоступны для них.

Техника подключения 1С:КС

  1. через стартовый экран войти в “Кабинет сотрудника” и кликнуть по иконке “Подключить”;
  2. при отсутствии такой кнопки нужно воспользоваться разделом “Кадры”, через который перейти в “Сервис 1С:Кабинет сотрудника”;
  3. заполнить форму для регистрации. 1-й пункт должен содержать уникальный адрес компании (сокращенное название, аббревиатура), во 2-ом пункте указывают юрлицо;
  4. выбрать админа, назначенного ответственным по кадровым вопросам (создание кабинетов, рассылка приглашений, получение запросов от сотрудников с указанием номера телефона и emailа;
  5. сделать выбор компании, подразделения, должностных лиц, подлежащих подключению к 1С:КС;
  6. после в иконке “Подключить”, по прошествии двух-трех минут установится соединение и появится ссылка, которая позволяет войти ответственному лицу;
  7. на телефон, внесенный ранее, придет код на вход, посредством sms. После системой будет предложено задать пароль, позволяющий вход в ЛК.
В системе предусмотрено два вида функционала для сотрудников и блока администраторов.

Законодательное регулирование электронного документооборота компаний

Государственная программа по переводу экономики на цифровые технологии стала стимулом широкого распространения ЭДО. Однако до сих пор нет единого нормативно-правового акта (НПА), предусматривающего регулировку электронного документооборота. На данный момент использование ЭДО компаниями регулируется разными НПА. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Для каждого нормативно-правового акта регулировка электронного документооборота имеет свои определенные особенности. Системы ЭДО разрабатываются операторами с учетом многих из требований. Однако компания не всегда может получить ожидаемое от типовых разработок систем операторов ЭДО. Нормативные акты, являющиеся регламентом электронного документооборота компании, подлежат группировке:
  • характером действия (общего и специального направлений);
  • формой (группируемые по законодательным актам, кодексам, приказам, распоряжениям и пр.).
ЭДО по Гражданскому кодексу РФ Общий НПА своим характером действия может включать ГК РФ. Стоит учесть, что ЭДО гарантированно выполняет письменную форму функций юридического характера, оставляя при этом неизменными гражданские отношения между сторонами в разрезе характера и содержания. Поэтому абсолютно оправдано, что не единожды можно встретить в ГК РФ прямые ссылки на ЭДО. Так:
  • ст.160 утверждено, что бумажный вариант сделки считается соблюденным с применением электронных либо иных технических средств;
  • п.2 ст.434 разрешено оформление договора на бумаге путем составления дополнительного документа, включая цифровой вариант.
Регулирование Законом электронной подписи В Законе Ф-3 от 06.04.2011г. №63-Ф3 “Об электронной подписи”, который регулирует ЭДО, а также ст.2 закрепляет электронную подпись и в ст.5 оговариваются ее виды. Законом утверждены определенные виды ЭП. Она может быть:
  • простой;
  • усиленной, которая в свою очередь делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).
Типы ЭП, различия по предназначению и признакам
  • ПЭП, гражданин может подтвердить создание ЭП, используя пароли, коды и прочие;
  • НЭП
  1. создается путем шифрования данных при котором применяется ключ ЭП ;
  2. производит идентификацию лица подписавшего электронный документ;
  3. определяет внесение изменений в ЭД после того, как он будет подписан;
  4. выполняется создание, применяя средства ЭП.
  • КЭП подобна НЭП плюс
  1. квалификационный сертификат содержит ключ ЭЛ;
  2. создать и проверить ЭП можно с использованием специальных средств.
КЭП наделен наибольшей правовой силой. Использование ее для подписания ЭД приравнивает последний к бумажному документу, подписанному вручную. Однако на основании действующего закона и НПА отдельные случаи требуют составления бумажного варианта. Закон об информации Ф3 от 27.07.2006 № 149-Ф3 — важный в ЭДО. Он является основным Законом об информации в России. Он определяет понятия об электронном документе и информации. Дополнительно он дает пояснения общедоступной информации, права доступа и его ограничение к информации с основными требованиями по защите информации. Закон о бухгалтерском учете Ф3 от 06.12.2011 № 402-Ф3 “О бухучете” направлен на закрепление возможности оформление в бумажном варианте и в цифровом ЭД с подписью ЭП:
  • первичный учетный документ;
  • регистраторы бухучета;
  • финансовый бухгалтерские отчеты.
Закон о счете-фактуре НК РФ ст.169 п.1 предписано возможность оформления и выставления СФ на бумажном носителе или (и) в ЭД. Приказом Минфина России № 14н от 05.02.2021 определено и утверждено в каком порядке проводится работа в электронных СФ при применении УКЭП. НПА по проведению маркировки Нельзя оставить без внимания НПА, направленных на регулировку работы по маркированным товарам.
  • Правительство своим Распоряжением № 2963-р от 28.12.2018 определилось с целями, задачами и принципами функционирования системы по маркированию товаров;
  • после изменений более ранних № 283-Ф3 и 54-Ф3, Законом Ф3 №488-Ф3 от 25.12.2018, определено, что значить маркированный товар с прочими понятиями, которые используют в системе маркировки;
  • Распоряжение № 791-р от 28.04.2018 утверждает Модель работы системы маркирования.
Дополнительные НПА по пользованию ЭП Существуют НПА в виде Приказов ФСБ, которые регулируют использование ЭП, включая, но без ограничений.
  • Приказом ФСБ России № 171 от 01.05.2021 был утвержден перечень требований в разделе ИБ доверенных лиц УЦ ФОИВ по осуществлению гос регистрации юридических лиц;
  • издан приказ ФСБ России № 154 от 20.04.2021 относительно утверждения правил по механизму подтверждения владельца ключом ЭП.
Существуют НПА, направленные на регулировку пользованием ЭДО в определенных отраслях. Сюда можно отнести:
  • Ф3 №44-Ф3 от 05.04.2013, регулирующего систему по контактам в ходе закупок, обеспечивающих госнужды;
  • Ф3 №218-Ф3 от 02.08.2019, направленного на регулировку инвестиционных привлечений при использовании специальных online платформ;
  • Ф3 №218-Ф3 от 30.12.2004, определяющие кредитные истории.
Какой вывод можно сделать По всему видно, что принято множество нормативно-правовых актов, направленных на регулировку электронного документооборота. При этом для каждой определяются определенные особенности ЭДО. В ходе разработке СЭД, операторами ЭДО берутся в учет многие законодательные требования. Однако при использовании типовых возможностей систем операторов ЭДО велика вероятность несоответствия требований заказчика. В особенности если организация имеет уже сложившиеся функции при документообороте, включая электронный.