+7 (499) 490-55-07
г. Щёлково, площадь Ленина, д.5, оф. 307

Электронный документооборот в отделе снабжения

Все виды учета организаций (бухгалтерский, складской, управленческий и прочие) обязательно пользуются документооборотом. С его помощью наблюдают за ведением хозяйственной деятельности предприятия. Снабжение и закупки также не исключение, ведь на основе документов проводятся все внешние сделки на поставку продукцию и контролируются процессы внутри. Ведение электронного документооборота все больше используют в сфере закупок. ЕСМ-система 1С:Документооборот автоматизирует процесс и поможет построить сквозной бизнес-процесс процедуры закупки в компаниях. Специалисты нашей компании внедряют программного обеспечения 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и гарантируют выгодное сотрудничество и условия. Мы обеспечиваем дальнейшее информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключение к ОФД и его продление, замену фискальных накопителей и оформляем электронную цифровую подпись. Как правило, отдел снабжения имеется практически на всех предприятиях. Его задача — поддерживать товарные запасы в достаточных количествах. Сотрудники мониторят потребность компании в товарно-материальных и технических ресурсах. Для этого ведется работа по сохранности, выдаче и контроле материалов или товаров.

Задача отдела снабжения

Снабженцы должны:
  • изучать и учитывать уровень спроса потребляемых материалов, оборудования и т.д.;
  • проводить анализ по степени изменения ценовой политики;
  • искать наибольшую экономическую выгоду от движения товаров;
  • удовлетворить производственные потребности в материальных ресурсах высокого качества и нужной комплектности.
Для нормальной работы необходима организация документооборота на высоком уровне. Все операции по складскому учету проводятся на основании первичных документов, который имеет типовую форму и составляется представителями задействованными в сделке. Одобрение этого документа прошло на уровне государства, поэтому учетные записи созданные на ее основе абсолютно законны. Наличие первичных документов обязательно, чтобы любая организация могла работать без перебоев. Сегодня документы на бумажном носителе заменяются электронными, что очень удобно при документообороте.

При проведении закупок документооборот проходит несколько основных этапов

Автоматизация товарооборота позволила значительно упростить бизнес-процессы. Теперь нужно меньше времени на работу на обработку документов, что позволяет уменьшить количество сотрудников. Однако, чтобы автоматизировать процесс и упростить все этапы делопроизводства, необходимо перейти на электронный документооборот. Проведение закупок также требует электронного документооборота. Поставщики должны постоянно обрабатывать целый поток документов (счета-оферты, акты приемки и пр.). При бумажном документообороте, подготовка документа является длительной и неудобной, ведь его нужно:
  • вручную подготовить, составить и заполнить;
  • распечатать на бумажном носителе;
  • передать на подпись;
  • доставить курьером или другим способом своему партнеру.
С ЭДО процесс значительно упрощается, так как обмен электронными документами проходит по специальной системе без временных затрат на обработку бумажного носителя. В процессе закупок, при электронном документообороте, поставщик проводит прием закрывающих документов от операторов ЭТП и формирует документы о приеме товара для заказчика.

Закупки с электронным документооборотом имеют явные преимущества

Такой подход значительно ускоряет и упрощает ведение делопроизводства и имеет определенные плюсы по сравнению с бумажным документооборотом, так как:
  • после подписания документа электронной подписью исключает любые изменения и корректировки, поэтому никакой подлог невозможен. Она же наделяет документ юридической силой, так как приравнена к “живой”;
  • все электронные документы размещаются на сервере и выделять дополнительное место, под хранение и архивацию не нужно;
  • электронный архив позволяет быстро найти нужный документ, нужно лишь пару раз кликнуть мышкой;
  • система ЭДО сразу же переправляет документ получателю, без всяких рисков его потери или порчи;
  • каждый участник ЭДО имеет возможность отследить этап, а также рассмотреть и изменить статус электронного документа с уведомлением всех заинтересованных лиц;
  • система ЭДО снижает возможность ошибок, опечаток, некорректного введения данных о партнере, помогает при заполнении, проводит автоматическую проверку внесения данных во все обязательные поля.

Функции специалиста по закупкам

Аукционы, котировки, торги и подготовка необходимой документации входят в обязанность снабженца. Он должен готовить документы для размещения заказа компании на интернет-площадке, следить за соблюдением всех процедур конкурса и оформлять контракты. В государственных организациях, он:
  • готовит документы для проведения закупок;
  • контролирует процесс поэтапно;
  • проводит анализ и оценивает расходы;
  • ведет базы заказов;
  • аннулирует торги, если участники отсутствуют;
  • анализирует, принимает и отклоняет заявки на возможность участия;
  • проводит залоговый возврат участникам.
От поставщика, специалист:
  • осуществляет отбор закупок;
  • готовит и сбирает необходимую документацию;
  • составляет предложения с указанием цен;
  • подает документы в установленные сроки;
  • должен полностью соблюдать все процедурные условия.
44-Ф3 регулирует квалификационные требования к специалисту по закупкам и всей его деятельностью целиком. Он должен:
  • составлять план на нужный период;
  • контролировать все процедуры конкурсов;
  • провести по документам все закупочные этапы;
  • определить победителя и постоянно взаимодействовать с поставщиком;
  • мониторить уровень цен профильных товаров и услуг.
Все обязанности и ответственность специалиста прописываются в должностной инструкции.