Формализованные и неформализованные документы и их отличия

После того как контролирующие органы осуществили перевод на электронный документооборот, предприниматели теперь могут сдавать отчетность (документацию по налоговому учету) в электронном виде, что регламентировано Федеральным Законом № 402-Ф3 от 16.12.2011 в ст.9 “О бухгалтерском учете”. Кроме документов по регламентированному учету, бизнес в своей работе широко использует неформализованные документы с помощью которых оформляют свои взаимодействия с партнерами и другими лицами. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Эта статья раскроет отличия формализованных документов от неформализованных при рассмотрении их с привязкой к системе ЭДО.

Формализованные документы и их сущность

Те электронные документы формы и форматы обмена которых утверждены на законодательном уровне, называют формализованными. Они представлены:

счетами-фактурами;
включающими предыдущими документами (УПД);
корректировочными счетами-фактурами и УПД;
ТОРГом-12.

Данная документация подается в ИФНС. Использование специализированного программного продукта имеют стандартизированную форму и идентификаторы, которые облегчают чтение входящей информации. Если документ не соответствует установленному формату или оформлен с отклонениями, то система не сможет его “считать” и потом потребуется подавать его повторно. В этом случае велика вероятность задержек, что влечет за собой наложение санкций службами контроля. Недопущение любых расхождений задача разработчиков ПО и операторов ЭДО. Первые работают, чтобы формат сформированных документов в их программе соответствовал законодательным требованиям, а вторые обеспечивают поддержку процесса обмена в нужном формате и выполняют квитирование по контролю за операционными сроками и их подтверждение. Поговорим о механизме как формализуется документация.

Что требует законодательство

Приказом Минфина РФ № 174 от 25.04.2011 требуется снабдить формализованную документацию определенным идентификатором. Он выдается оператором новому участнику, участвующему в обмене, после регистрации с дальнейшей передачей в ИФНС данных последнего для закрепления его за данным идентификатором. После отправки необходимых отчетов каждый будет снабжаться идентификатором по которому отчетная информация в автоматическом режиме сверяется с базовыми данными в ИФНС. При полном совпадении отчет принимается. Это позволило в разы ускорить процедуру обработки органами и делает его более точным и прозрачным. Это единственный способ получить идентификационный код, поэтому участие провайдеров ЭДО, имеющих лицензию, в процессе обмена формализованной документацией, обязательно. Среди прочих необходимых инструментов, которые формализуют ЭД сопроводительный документ от оператора, подтверждающего, что отчет был отправлен и получен. Квитирование оператором, что позволяет отправлять в ИФНС полный пакет документации с квитанцией от него. Такая процедура обмена фиксирует всю историю и подтвердить своевременную отправку отчетов очень просто. И все данные оператора принимаются в суде как доказательство.

Неформализованные документы

Под неформальной документацией подразумевают акты, которые оформляются без особых требований, так как не обрабатываются специализированным ПО. Иными словами, это документы и переписка, используемая бизнесом для оформления бизнес-процессов и деловых контактов с партнерами, которая не передается государственным органам. Однако такая документация также подлежит ЭП подписи для обеспечения ей УКЭП защиты и приданию юридической силы.

Как это понимать?

Как правило, контрагентами используется квалифицированная электронная подпись, предоставленная, чтобы сдавать отчеты и ЭДО по счетам-фактур, а также оформлять неформализованные документы. Подписывать файлы можно с помощью бесплатного программного обеспечения, но такие программы не позволяют подписывать сам документ электронной цифровой подписью. В этом случае понадобиться создать еще один файл-сертификат, имеющего расширение .sig, который контрагент использует чтобы проверить подлинность документа. Невзирая на то, что данные документы не проходят каналы предусмотренные законом, они вполне могут быть использованы для разбирательств в суде. Как отмечалось выше в неформализованных документах допустим произвольный вид и все же к некоторым имеются определенные требования. Так, составляя договор, необходимо указать данные сторон, о чем договор, стоимость, условия выполнения и в какие сроки. Такие нюансы должны быть учтены для придания неформализованным актам юридической силы, такой же как и в бумажном оригинале. Из всего этого можно сделать вывод, что регистрация у оператора ЭДО и применение механизмов электронной защиты делает работу с формализованными и неформализованными документами ЭД максимально удобной.