Как согласовывают договора в организации

При работе с большим количеством договоров требуется точно и своевременно их обрабатывать, а также принимать решения быстро и в полном объеме. Поэтому необходимо предусмотреть условия, которые соответствуют реалиям бизнеса, чтобы сделать его более успешным и эффективным. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и гарантирует выгодное сотрудничество и условия партнерства. Наши специалисты продвигают информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи. Установив 1С:Документооборот можно полностью организовать договорную работу без дополнительных доработок программы. Функционал данного программного продукта отличается гибкостью и мощностью, что позволяет реализовать практически любые разумные требования бизнеса.

Перечень основных рабочих этапов в договорном процессе

В работе часто пользуются оборотом “согласование договоров”, за ним скрыто множество функций сотрудников предприятия, в ходе которой договора:

подготавливают. Как правило, в компании берут за основу уже готовые шаблоны, которые прошли через юридическую службу. Затем в бланк договора вносятся данные сторон, предмет и условия договора;
согласовывают. Процедура может быть несложной, а может состоять из:

предварительного согласования, требующего проработать текст и собрать недочеты;
согласования документов с руководством;
утвердить все визы для подписания договора.

Т.е. в согласительном процессе каждый руководитель своего участка должен подтвердить отсутствие замечаний. Начальник финансового отдела дает подтверждение по наличию денежных средств, управляющий подразделением подтверждает состав и качество услуг или товара в своем направлении, директор службы безопасности осуществляет проверку надежности контрагента и анализирует уровень рисков в пределах своей компетенции. Согласование может проходить в определенной последовательности, а также параллельно или смешано. Внедрение электронного документооборота позволит все провести оперативно и без лишних проволочек;

подписывают. После того как договор прошел процедуру согласования, он подписывается сторонами. Для чего направляется контрагенту. Использование электронной цифровой подписи делает процедуру удобной, надежной с гарантией юридической силы документа. Поэтому сегодня для ведения бизнеса многие компании пользуются электронным документооборотом;
хранят. После того как копию сканируют, экземпляр направляют в подразделение для хранения, где его подшивают согласно номенклатуре дела. Если есть необходимость, ответственный сотрудник может получить оригинал о чем ставится отметка в соответствующем журнале;
исполняют. Договор обязательно исполняется. Документ может составляться на разовую сделку, а также для регулярных взаимоотношений по предоставлению услуг или товаров, что предполагает возникновение дополнительных документов, где будет фиксироваться выполнение договорных обязательств;
расторгают. Все договора составляются на определенный срок и имеют дату начала и окончания. Однако договор может быть расторгнут досрочно. Для этого составляются соответствующее соглашение.