Настройка договора и согласование к нему в 1С:Документооборот

1С:Документооборот способствует организации любой даже нестандартной договорной работе. Этот программный продукт имеет достаточно гибкий и мощный функционал который позволит реализовать любые разумные требования бизнеса не прибегая к программированию. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и гарантирует выгодное сотрудничество и условия партнерства. Наши специалисты продвигают информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи. 1С:Документооборот — это одно информационное пространство в рамках определенного предприятия С помощью данного функционала можно подключить весь персонал, работающий в разных офисах и населенных пунктах и на удалении в том числе, в единую систему электронного документооборота, содержащего актуальную информацию, Таким образом работники могут быстро взаимодействовать друг с другом по работе с документацией и связываться всем ответственным при ее обработке. Использование механизмов версионирования и протоколирования защитит информацию и делает прозрачным процесс работы с ней. Все это способствует порядку в документальной работе. Наличие разграничительной системы обеспечивает доступ к документации исключительно пользователей, входящих в данную область компетенции. Настройка и согласование договоров Договорная работа организуется путем заполнения классификатора “Виды документов”. Различают несколько критериев по которым классифицируются виды договоров. Они могут отличаться:

содержанием. Договора аренды, консалтинга, покупки, на услуги и прочие;
реквизитами;
доступом к содержанию документа;
анализом дальнейшей работы по договору;
направлением бизнеса;
прочими критериями.

Определяясь с количеством видов договоров необходимо придерживаться разумных соображений:

ограничение классификации 3 пунктами, состоящими из договора, дополнительного соглашения и о расторжении, то такая договорная работа слишком упрощена;
при расширенном классификаторе, содержащем больше 75 пунктов, то нужно задуматься требуется ли такая тонкая детализация и оправданы ли увеличенные расходы по ее обслуживанию.

Шаблоны для документов и файлов Программа дает возможность задавать один или несколько документальных шаблонов под каждый вид договора с внесением предопределенных реквизитных данных, вложением файла договорного шаблона и настройкой автоматического заполнения файла значениями из документальной карточки. К примеру, заполнение информации о сторонах, суммах и валютных единицах, сроках договора. Установить исполнительскую роль с маршрутами обработки договоров Работая в 1С:Документооборот рекомендовано адресовать задачи по ролям, а не к конкретным лицам. Договора могут проходить обработку по многим маршрутам. Если их число больше количества видов документов к договорам, то это негативный показатель. Если, используя мощный механизм по маршрутным условиям, получиться свести все случаи обработки договоров в одном маршруте, то будет ли понятна логика кому-то другому, помимо лица выполнившего настройку. В идеале, число процессов для работы с договорами должно соответствовать количеству договорных групп (по строительству, коммерции, финансам, хозяйству и прочие). А именно отдельная группа по видам документов к договору настроена в одном маршруте. Настройка прав доступа специалистов к договорам Не для всех специалистов должны быть доступны любая документация. Возьмем службу закупок. Их обязанность состоит в поиске поставщиков и заключении договоров, которые будут выгодны компании, а также дальнейшей работы по договорным документам в 1С:Документооборот. Всем понятно, что службе, занимающейся продажами не требуется доступ к закупочным договорам. С финансовыми договорами (обслуживание банка, кредиты, займы и прочее) работает финансовый отдел и руководители, наделенные такими полномочиями. Для каждой структуры имеется свое направление в договоре. После настройки прав доступа в 1С:Документооборот информация находится под мощной защитой, где доступ ограничен четким разделением.