Список кадровой документации, которые могут быть переведены в электронный вид.Переход на КЭДО утверждено законодательно, Федеральным Законом №377-Ф3 от 22.11.2021, который допускает перевод всех кадровых документов, не требующих бумажного дублирования за исключением:
трудовых книжек и информации о трудовой деятельности;
приказов об увольнении;
документов о проведении инструктажа по технике безопасности;
актов о производственных несчастных случаях.
Выбор платформы для КЭДОРазработано несколько информационных продуктов, которые помогают организовать кадровый электронный документооборот. Они представлены;
цифровой платформой “Работа в России”;
“1С:Документооборот 8 КОРП”;
“1С:Зарплата и управление персоналом”;
“WA:Личный кабинет сотрудника”
Особенность подписи кадровых электронных документовДля подписи документов работодателем может использоваться усиленная квалифицированная (КЭП) или усиленная неквалифицированная (НЭП) электронные подписи. Подобные правила устанавливаются Приказом по организации.При этом КЭП используют для:
договоров на материальную ответственность;
трудовых договоров;
договоров на обучение;
приказов по дисциплинарным взысканиям;
уведомлений об изменении трудового договора.
“WA:Личный кабинет сотрудника”Данное программное решение является простым сервисом, позволяющем удаленно взаимодействовать руководителя, отдела кадров и персонал. Для сервиса характерны определенные возможности:
отсутствие бумажного формата. Это особенно важно, так как несет экономию затрат на бумагу;
соответствие текущему законодательству ЛКС и кадровые документы с электронной подписью;
кадровая работа становится более качественной и эффективной, т.к. в разы ускоряются и упорядочиваются процессы, а также упрощается взаимодействие работников;
удаленное решение вопросов, имея доступ в веб-браузере или мобильном приложении;
достаточного одного клика для подписи документа в PDF-формате непосредственно в ЛКС;
управление отпусками становится удобным, т.к. все руководители отделов имеют допуск к единому корпоративному календарю с плановыми и фактическими датами отпусков;
упрощается управление отсутствующими работниками, что включает обычные отгулы, служебные командировки, работа в выходной день и т.д.
Специалисты, задействованные к КЭДОВ обязательном порядке специалист должен быть уведомлен о переходе на КЭДО, получив при этом соответствующую отметку о согласии.Несогласие или неготовность работника к переходу на новые технологии, то руководитель продолжает вести кадровую документацию с ним в бумажном варианте. После смены своего решения работником происходит переход на использование КЭДО в любой момент.Вновь прибывшим сотрудникам сообщается о том, что кадровое делопроизводство осуществляется в цифре. Если стаж на начало 2022 года отсутствовал, то официального согласия от них не нужно. Наличие трудовых отношений до указанной даты у остальных новичков может стать причиной для отказа от применения КЭДО и необходимостью ведения документации на бумажном носителе. При этом перечисленное не может стать причиной отказа в приеме не работу.Техника перехода на КЭДОПеревод на ЭДО предполагает прохождение нескольких шагов, среди которых утверждение:
локальных актов по организации;
программных средств для ведения КЭДО;
списков документации по кадрам проводимых в электронном виде с оформлением и подписанием ЭП;
порядка по входу и допуску к КЭДО;
сроков подписи документации;
правил и типов ЭП для отдельных видов документов.
Для перехода на КЭДО требуется организовать информационную инфраструктуру, приобрести нужное ПО, обучить персонал новым технологиям. Это не несет никаких сложностей, требуется лишь воспользоваться помощью квалифицированных специалистов.2. Введение нового МРОТ в 2022 годуНа начало 2022 года установлен минимальный размер оплаты труда, который не должен быть ниже 13890 рублей. В связи с этим на предприятии:
вносятся обновления по оплате труда в свою документацию;
заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору со специалистами у которых предполагаются изменения по зарплате;
производится расчет пособий и среднего заработка согласно обновленным данным МРОТ.
Все это просто регулировать если использовать с программой “1С:Зарплата и управление персоналом”. Разработчики учитывают все обновления, которые приходят в автоматическом режиме.3. Предоставление дополнительного отпускаТеперь работник, ухаживающий за инвалидом I группы, имеет право на дополнительный отпуск до 14 календарных дней без сохранения заработной платы, который предоставляется на основании его заявления.Он может присоединяться к ежегодному оплачиваемому отпуску, использоваться отдельно, весь сразу и по частям. Данная норма принята Федеральным Законом №373-Ф3 от 19.11.2021г. и введена с 30.11 2021г. Данное дополнение обязательно вносится работодателем в коллективный договор.
4. Расширение списка льготной категории работников
Некоторые сотрудники не могут привлекаться к работе сверхурочно, в ночное время суток и в выходные, а также их можно отправлять в командировки только с их письменного согласия. Список льготников был дополнен следующей категорией людей:
одинокие родители, воспитывающие детей до 14 лет;
родители, имеющих 3-х и более детей, пока младшему не исполнится 14 лет;
опекуны детей, которые не достигли 14 летнего возраста;
мать либо отец с ребенком до 14 лет, если второй родитель занят на вахтенных работах.
Работники должны быть ознакомлены работодателем под подпись. Также работники должны иметь медицинское заключение, что нет противопоказаний для работы в определенных условиях. 5. Изменение допустимого процента привлечения иностранцев в 2022 годуБыла сокращена квота для работодателей Краснодарского края на иностранных работников, занятых на строительстве, с 80% до 60%. И полностью отменили ограничения в Астраханской области на работах по выращиванию овощей.Все остальные нормы остались без изменения.В этой связи компании требуется привести в соответствие количество работающих иностранцев, чтобы не допустить штрафных санкций.6. Внесение изменений в правила охраны трудаВ этом разделе введено сразу несколько изменений. Работодателю необходимо предпринять некоторые шаги:
внести изменения по обязательствам работодателя в охране труда в трудовые и коллективный договоры, и прочие документы с правами и обязанностями работодателя;
отстранять работников от выполнения работы, которые не пользуются выданными средствами индивидуальной защиты;
проводить фиксацию микротравм и расследовать причины, приведшие к ним.
Введение обязательств публиковать информацию о вакансиях на портале “Работа в России”
С начала 2022 года работодатели должны вносить сведения:
о наличии вакансий;
на каких условиях привлекаются сотрудники;
по специальным рабочим местам для инвалидов.
Определение порядка по квотам на рабочие места для инвалидов
На уровне регионов устанавливается количество рабочих мест, выделяемое для людей с инвалидностью, которое должно составлять 2 — 4% от среднесписочного количества работников, если в компании насчитывается свыше 100 человек. 9. Отмена больничных листов на бумажном носителеРаботодателем заполняется его часть листка о нетрудоспособности в личной учетной программе или в личном кабинете страховщика на сайте ФСС. После закрытия больничного, компании дается 3 рабочих, чтобы подать в ФСС информацию по которой назначается пособие.10. Корректировка порядка расчетовВ положение внесены уточнения относительно учета среднего заработка при работе специалиста в нескольких места, когда наступил страховой случай. Закреплено требование, что оплата временной нетрудоспособности не должна быть меньше МРОТ, а также необходимость учета районного коэффициента.
