Обмен документами с удаленными работниками без ЭЦП

Многие предприятия переводят свое делопроизводство на электронный формат, что очень удобно и эффективно при работе с документами. В связи с чем возникают определенные вопросы такие как внедрение необходимого функционала, требования к использованию электронной подписи (ЭЛ и ЭЦП), официальный документооборот с сотрудником работающем дистанционно, возможность подписания документации с работником не применяя ЭП, без нарушения Закона. Данная статья познакомит вас с легальным ведением электронных документов работодателя с персоналом, работающим в офисе, на удалении и самозанятыми. Наша компания специализируется на программном обеспечении 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает взаимовыгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты занимаются продвижением информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Согласно трудового кодекса РФ допускается организация электронного взаимодействия в зависимости категории работника В новой реальности появились такие понятия, как:

работа на удалении. В современных реалиях многие офисные работники перешли на удаленную работу. Сегодня треть сотрудников трудятся удаленно или смешанным образом;
дистанционный сотрудник. Он работает таким образом после подписания трудового договора о дистанционной работе, с правом удаленного доступа к информационной системе предприятия. Как правило, во всех организациях имеются такие работники. Такой способ работы несет дополнительные удобства при организации трудового процесса для тех лиц, которые живут на значительном расстоянии от места работы.

Оформление дистанционного работника

Принимая на работу дистанционного работника, требуется провести целый комплекс мероприятий, которые сводятся к:

востребованию от оформляемого работника пакета документов, установленного ст.65 ТК РФ:

документ, удостоверяющий личность (паспорт);
трудовую книжку, если она имеется в бумажном варианте;
свидетельство о пенсионном страховании;
документ о воинском учете (если лицо военнообязанное);
свидетельство об образовании;
квалификационные удостоверения и прочие, что подтверждает обладание специальными знаниями.

ознакомлении с подписанием всех работников с нормативными актами локального действия внутри предприятия, регламентирующие его функции. Заверение данной документации дистанционным работником можно как электронной подписью так и бумажного варианта;
заключению трудового договора;
изданию приказа о приеме на работу;
заполнении личной карточки работника ф.Т-2;
оформлению трудовой книжки если имеется бумажный вариант.

После того как документальные требования выполнены дистанционный сотрудник становится штатным работником аналогично обычному персоналу. Все это вызывает вопросы у работодателей по обмену документами с такими сотрудниками. Документообмен с работниками, работающими дистанционно:

имеет обычный вид на бумаге. Все нормативные акты оформляются в офисе после предоставления работником всех необходимых документов. Собственноручная подпись ставится на трудовом договоре и дополнительном соглашении;
визит работника в офис не требуется. Все необходимые документы после подписания отправляют через курьерскую либо почту России;
электронный документооборот проходит с использованием интернета, электронных сервисов и систем отправлений через email, мессенджеров и других видов и средств взаимодействия.

Организация электронного документооборота в зависимости от категории сотрудника

По Трудовому Кодексу допускается организация электронного взаимодействия с любым работником предприятия. И все же разработаны правила по данному взаимодействию в зависимости от категории сотрудника. Выделены три категории работников:

работники, заключившие гражданско-правовой договор и самозанятые;
персонал с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе;
сотрудники оформленные на основании трудового договора.

Перечень документов подлежащих электронному обмену администрации с персоналом с особенностями согласно категории последнего

Документация КЭДО с сотрудниками для каждой категории

1-й: ч.2 ст.160 и ч.2 ст.434 ГК РФ закреплена возможность подписывать руководством электронную версию без необходимости дублировать их в бумажном варианте;
2-й: На основании ст.ст. 312.2 — 312.9 ТК РФ все документы по кадрам подписывается электронная версия, без требования бумажной копии, однако не без исключений. Оно относится к трем документам:

копии приказов об увольнении;
трудовые договора с дополнительными соглашениями;
бумажный вариант трудовой книжки, если таковая была в наличии.

Бумажный вариант данных документов должен отправляться администрацией работнику. Правила электронных контактов необходимо закрепить в трудовом и коллективном договорах, дополнительном соглашении и прочих нормативных актах конкретной организации. При этом требуется детальное прописывание порядка и отражение процесса получения работником/администрацией электронного формата документа в ходе обмена. Подготовка и отправка бумажного варианта документов обеспечивается в течении 3-х рабочих дней.

3-й. Ст.ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ разрешено подписывать все документы по кадрам в электронном виде, за исключением 5-ти документов. Это касается:

приказа об увольнении;
актов о несчастном случае на производстве;
журнала по проведению инструктажей охраны труда;
трудовой книжки на бумаге, если такая имеется в наличии;
сведений и трудовой о трудовой деятельности ф. СТД-Р.

Механизм правильной организации документообмена с удаленным сотрудником без ЭЦП

Организовать электронный документооборот с дистанционным работником можно 2-мя вариантами, с применением:

электронной почты. Обмениваясь документами таким образом требуется получить от получателя ответ о получении документа в срок, прописанном трудовым договором о дистанционной работе, как закреплено в ч.3.4 ст.312.3 КТ РФ;
системы информации администрации. Может быть использована для обменивания электронными нормативными актами с персоналом, работающем на удалении. Система ИС, которая позволяет отправлять, получать, ознакамливаться и подписывать без применения электронной подписи. Процесс происходит после авторизации работника, а подпись идентична простой электронной подписи.

При использовании ИС администрации важно знать, что подписание трудового договора и дополнительного соглашения производится только ЭП. Подписание при этом ПЭП недопустимо. Такие документы подписывают исключительно усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Внедрение кадрового ЭДО с работающим персоналом требует:

подписание Соглашения о введении электронного взаимодействия с применением НЭП либо ПЭП. Таким образом оформляются все работники, работающие непосредственно в офисе, дистанционно и самозанятые;
для работы офисного персонала требуется разработка положения о КЭДО, Приказа о переводе документов на электронный вид с согласием заверенное всеми сотрудниками.

Чтобы официально ввести электронный документообмен для новых работников:

подписывают Соглашение об электронном взаимодействии;
внедряют Положение о кадровом ЭДО;
получить от вновь принимаемых работников согласие на оформление документации в электронном виде. На основании Закона, лица у которых трудовой стаж на 31.12.2021г. отсутствует, подписание согласия не требуется.

Каждая компания решает переход на кадровый ЭДО, что принесет дополнительные плюсы. С КЭДО проще оформлять документы, работа HR-службы становится более эффективной, процесс подписания и проведения документов значительно ускоряется, а удаленные работники получают возможность удобного и единственного взаимодействия.