Организация электронного архива

Формировать, обрабатывать и отправлять электронную документацию просто и быстро, чего не скажешь о варианте на бумаге. Электронный формат документов обеспечивает ускорение рабочих процессов и снижает затраты предприятия. Поэтому структуры разных форм деятельности активно переходят на ЭДО. Специалисты нашей компании внедряют программного обеспечения 1С, чтобы автоматизировать ведение бизнеса под ключ и гарантируют выгодное сотрудничество и условия. Мы обеспечиваем дальнейшее информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключение к ОФД и его продление, замену фискальных накопителей и оформляем электронную цифровую подпись.

Обслуживание электронного делопроизводства

Однако не взирая на все преимущества электронного делопроизводства, необходимо соблюдать правила и обеспечивать технические возможности. Информация требует правильного оформления, а также защиты от возможного вмешательства извне и сбоев. Хранить электронные документы можно разными способами: Для этого можно воспользоваться:

внешними носителями, которые представлены флешками и дисками. Однако этот способ не самый надежный, так как носитель может быть утерян, испорчен или выйти из строя, а защита носителя может быть взломана;
облачным хранением. Для такого архива не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение и настройки, нести значительные финансовые расходы. Для доступности данных в электронном архиве необходимо наличие стабильного интернета. При этом обеспечивается надежное хранение и соблюдаются все правила и законы. Все настройки соответствуют нуждам бизнеса;
собственным электронным архивом, который представлен папкой в компьютере, с возможностью доступа к ней только некоторых сотрудников. Хранить информацию таким образом просто, но небезопасно. При поломке компьютера нет гарантии сохранения данных. Простая защита не исключает возможного копирования, изменения и утери данных из электронного архива. Чтобы обучить сотрудника работать с архивом потребуется немало времени;
программой электронного архива. Система ЭДО является отдельным программным обеспечением с высоким уровнем защиты информации в электронном архиве и понятными файлами. Однако, чтобы организовать такой архив нужно потратиться.

Системы, входящие в электронный архив

Построить, наладить, автоматизировать ЭДО и упростить многие процессы можно с помощью программы 1С:Документооборот. Ее внедрение даст положительные результаты по ведению и развитию бизнеса, но потребуется немного времени и затрат. С этим инструментом проще вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, организовывать и координировать работу сотрудников. В функционале предусмотрены малейшие подробности, что дает возможность полностью обрабатывать документацию. Электронный архив 1С необходим если в компании решили автоматизировать работу с документацией. Эта специальная система объединяет все функции документооборота компании (хранение, доступ сотрудников, чтобы просматривать и редактировать, а также возможность быстрого поиска нужных документов). Для удобной организации работы с документами рекомендуется бумажный вариант сканировать, которые в упорядоченном виде размещаются в электронном архиве 1С. Таким образом оптимизируется процесс документооборота компании. Для работы сотрудникам доступен электронный архив. Для этого необходимо выбрать ПО, установить и настроить оборудование, утвердить регламент по поддержке и обслуживанию СЭД. Предлагается использовать специальную систему, при которой для каждого файла предусмотрено индивидуальной обозначение со штрих-кодом. Такой подход значительно упрощает поиск нужной документации. После сканирования штрих-кода на монитор компьютера будет выведен нужный документ. Большие объемы информации требуют определенного упорядочения для быстрого поиска. Для этого можно использовать несколько критериев, где потребуется:

введение штрих-кода;
указание реквизитов документа;
выбрать из списка;
полнотекстовый поиск.