+7 (499) 490-55-07
г. Щёлково, площадь Ленина, д.5, оф. 307

Организация кадрового электронного документооборота

Кадровая работа служит основой любого предприятия, так как необходимо документальное оформление отношений с каждым работником, предусмотренное законодательством. Благодаря современным технологиям, появилась возможность перейти на новый уровень кадрового учета и внедрить электронный кадровый документооборот (КЭДО) или (ЭКДО). Компаниям, с численностью работников 300 человек и более, внедрять кадровый документооборот просто необходимо. Специалисты нашей компании занимаются автоматизацией бизнеса. Мы готовы внедрить любую конфигурацию программного обеспечения 1С или под ключ и гарантируем выгодные условия дальнейшего сотрудничества и партнерства. Мы продвигаем информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключаем к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи

Проблемы, которые могут возникнуть при ведении кадровой работы

Кадровая работа предполагает значительные объемы документооборота: множество различных видов документации, большой штат сотрудников, периодическое появление новых документов. Для этого необходимо расширять штат кадровой службы и привлекать дополнительных специалистов. Для ведения 75 работников требуется 1 кадровик. При большей нагрузке пострадает качественные и оперативные показатели документооборота.

Порядок организации ЭКДО

Перед внедрением ЭКДО необходимо определиться с регламентом или положением использования электронного документооборота. Это служит основой, потому что при отсутствии правил не будет и системы. Принятые правила вводятся приказом по предприятию с ознакомлением всех ответственных лиц.   Кадровый электронный документ может быть 2 видов. Администрация может отдать предпочтение:
  • тотальному, охватывающему всех работников;
  • частичному, при котором на ЭКДО переводят только определенные группы специалистов, например работающих удаленно.
Для юридического оформления кадровых документов в цифре применяются электронные подписи. Они могут быть разными, все зависит от значимости документа и требований законодательства.

Возможности оптимизации кадрового делопроизводства

Если работу с кадровой документацией максимально перевести в цифру, а также использовать современные технологии и сервисы, то это позволит повысить ее эффективность и при этом минимизировать затраты времени и финансов.  Работа с электронными документами позволяет не только оптимизировать затраты, но и:
  • сделать процесс более быстрым и удобным;
  • устранить риски утери документа;
  • возможность территориального распределения процессов с гарантией только актуальных данных для всех участников;
  • обеспечить надежность для хранения данных (регистрация, версионирование, архивация);
  • организовать классификацию и поисковую работу, пользуясь различными критериями;
  • ограничить доступ, в зависимости от настройки системы.
Кроме перечисленного, в 2021 году ТК РФ (377-Ф3) государством легализован электронный формат почти всех документов по кадрам. К тому же, вскоре ЭКДО будет обязательным.

Об электронных подписях

Электронные подписи бывают трех видов и подразделяются на :
  • неквалифицированную простую (ПЭП);
  • усиленную неквалифицированную (НЭП);
  • усиленную квалифицированную (КЭП).
Любой из перечисленных подписей можно визировать приказ на отпуск или командировку, расчетный лист о зарплате, табель учета рабочего времени. Усиленные электронные подписи (НЭП) или (КЭП) используют для регламентов, приказов, положении о внутреннем распорядке, документации по технике безопасности, график работы и его изменения.  Исключительно используется КЭП для заключения трудового договора или приказа об увольнении работника.

Рекомендации кадровику по группировке документов при переводе их в электронный вид

Работать будет удобнее если кадровую документацию разбить по группам, которые будут состоять из пакетов документов необходимых для:
  • приема на работу;
  • определения условий работы;
  • оформления отпуска (заявление работника, график отпусков, приказ(уведомление) об отпуске);
  • оформления командировки, которое состоит из приказа, командировочного задания, авансового отчета и пр.;
  • изменения условий труда, включает согласие работника, приказ, доп.соглашение к трудовому договору;
  • увольнения сотрудника (заявление, приказ, соглашение);
  • коллективный договор с трудовыми договорами;
  • договор на материальную ответственность и конфиденциальность.

Классификация кадровых документов

Существуют разные основания по которым можно классифицировать документацию. При переводе кадровиком своей документации с бумажного носителя на электронный документооборот существует определенная степень риска, который можно разделить по группам с низким уровнем риска, средним и высоким.
  1. К низкому уровню риска можно отнести документы:
  • заявления о приеме на работу;
  • заявление и приказ на ежегодный отпуск согласно графику;
  • авансовые отчеты по расходованию командировочных;
  • трудовой договор с приложением на дистанционную работу.
Их подписывают любой электронной подписью, кроме трудового договора. В этом случае допускается исключительно КЭП.
  1. Среднему:
  • документация о внутреннем распорядке (правила и положения);
  • ежегодный график отпусков;
  • приказ(уведомление) об отпуске;
  • приказ про перевод;
  • приказ о командировке работника.
Для перечисленных документов подходит КЭП или НЭП.
  1. Высокому:
  • приказ про прием на работу;
  • трудовой договор со всеми приложениями и дополнениями;
  • личная карточка работника;
  • заявление на отпуск с последующим увольнением;
  • дополнительное соглашение с заявлением о переводе;
  • заявление с приказом на увольнение по собственному желанию.
Для этих документов подойдет только квалифицированная электронная подпись.
0