Организация кадрового электронного документооборота

Кадровая работа служит основой любого предприятия, так как необходимо документальное оформление отношений с каждым работником, предусмотренное законодательством. Благодаря современным технологиям, появилась возможность перейти на новый уровень кадрового учета и внедрить электронный кадровый документооборот (КЭДО) или (ЭКДО). Компаниям, с численностью работников 300 человек и более, внедрять кадровый документооборот просто необходимо. Специалисты нашей компании занимаются автоматизацией бизнеса. Мы готовы внедрить любую конфигурацию программного обеспечения 1С или под ключ и гарантируем выгодные условия дальнейшего сотрудничества и партнерства. Мы продвигаем информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключаем к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи.

Проблемы, которые могут возникнуть при ведении кадровой работы

Кадровая работа предполагает значительные объемы документооборота: множество различных видов документации, большой штат сотрудников, периодическое появление новых документов. Для этого необходимо расширять штат кадровой службы и привлекать дополнительных специалистов. Для ведения 75 работников требуется 1 кадровик. При большей нагрузке пострадает качественные и оперативные показатели документооборота.

Порядок организации ЭКДО

Перед внедрением ЭКДО необходимо определиться с регламентом или положением использования электронного документооборота. Это служит основой, потому что при отсутствии правил не будет и системы. Принятые правила вводятся приказом по предприятию с ознакомлением всех ответственных лиц. Кадровый электронный документ может быть 2 видов. Администрация может отдать предпочтение:

тотальному, охватывающему всех работников;
частичному, при котором на ЭКДО переводят только определенные группы специалистов, например работающих удаленно.

Для юридического оформления кадровых документов в цифре применяются электронные подписи. Они могут быть разными, все зависит от значимости документа и требований законодательства.

Возможности оптимизации кадрового делопроизводства

Если работу с кадровой документацией максимально перевести в цифру, а также использовать современные технологии и сервисы, то это позволит повысить ее эффективность и при этом минимизировать затраты времени и финансов. Работа с электронными документами позволяет не только оптимизировать затраты, но и:

сделать процесс более быстрым и удобным;
устранить риски утери документа;
возможность территориального распределения процессов с гарантией только актуальных данных для всех участников;
обеспечить надежность для хранения данных (регистрация, версионирование, архивация);
организовать классификацию и поисковую работу, пользуясь различными критериями;
ограничить доступ, в зависимости от настройки системы.

Кроме перечисленного, в 2021 году ТК РФ (377-Ф3) государством легализован электронный формат почти всех документов по кадрам. К тому же, вскоре ЭКДО будет обязательным.

Об электронных подписях

Электронные подписи бывают трех видов и подразделяются на :

неквалифицированную простую (ПЭП);
усиленную неквалифицированную (НЭП);
усиленную квалифицированную (КЭП).

Любой из перечисленных подписей можно визировать приказ на отпуск или командировку, расчетный лист о зарплате, табель учета рабочего времени. Усиленные электронные подписи (НЭП) или (КЭП) используют для регламентов, приказов, положении о внутреннем распорядке, документации по технике безопасности, график работы и его изменения. Исключительно используется КЭП для заключения трудового договора или приказа об увольнении работника.

Классификация кадровых документов

Существуют разные основания по которым можно классифицировать документацию. При переводе кадровиком своей документации с бумажного носителя на электронный документооборот существует определенная степень риска, который можно разделить по группам с низким уровнем риска, средним и высоким.

К низкому уровню риска можно отнести документы:

заявления о приеме на работу;
заявление и приказ на ежегодный отпуск согласно графику;
авансовые отчеты по расходованию командировочных;
трудовой договор с приложением на дистанционную работу.

Их подписывают любой электронной подписью, кроме трудового договора. В этом случае допускается исключительно КЭП.

Среднему:

документация о внутреннем распорядке (правила и положения);
ежегодный график отпусков;
приказ(уведомление) об отпуске;
приказ про перевод;
приказ о командировке работника.

Для перечисленных документов подходит КЭП или НЭП.

Высокому:

приказ про прием на работу;
трудовой договор со всеми приложениями и дополнениями;
личная карточка работника;
заявление на отпуск с последующим увольнением;
дополнительное соглашение с заявлением о переводе;
заявление с приказом на увольнение по собственному желанию.

Для этих документов подойдет только квалифицированная электронная подпись.