Для этого потребуется сделать анализ деятельности предприятия, обозначить вид формирования системы, составить перечень документов, требующих архивного хранения и перечень приоритетных документов с которых нужно начать оцифровку. Также потребуется план в каком порядке блоки будут внедряться в систему. В блоках могут быть заложены разнотипные документы. Рекомендуется оценить имеющийся архив на бумажном носителе и если необходимо, его можно отсканировать. Самыми первыми оцифровывается документация, собранная в течение последнего года. После добавляются файлы в систему и можно приступать к работе. Работать с документацией в электронном архиве необходимо руководствуясь нормативными документами, где прописано взаимодействие последней и системы ЭДО. Помощь специалистов значительно сократит сроки ввода электронного архива в работу.Для передачи документов в цифровой архив необходимо предварительно оценить ее ценность, используя определенные критерии. Для этого:
проводят оценку сохранности документа по степени;
определяются с методом содержания;
оценивают возможность по длительному хранению.
Для учета документов в электронном архиве используют единицы дела с присвоением уникального учетного номера, входящего в шифр. В нем содержатся номера:
дела согласно описи;
описи;
архивного фонда.
Электронный носитель имеет вкладыш с информацией о:
названии компании;
имени подразделения;
ограничении доступности;
времени записи на цифровом носителе;
нумерации описи.
Все поступления цифровой документации в электронный архив проходят на основании требований ГОСТа Р 54989-2012, TR 18492 и регламентов. В опись вносится перечень всех документов, содержащихся в деле и является приложением последнего. После создается один реестр, содержащий все описи, для облегчения поиска нужных документов впоследствии. Электронные документы передаются и хранятся в соответствии с данными внесенными в книге учета, что способствует автоматизации архива в электронном виде.На деле автоматизация делопроизводственных процессов, документооборота, учета и хранения информации в “1С:Документооборот” обеспечивает быструю доступность к документам все задействованные отделы. Компания получает грамотную организацию архива с документами в электронном виде. Где имеются цветные сканы, разграничения прав доступа и абсолютная защита. Работник, ответственный за определенный документ имеет возможность постоянно отслеживать его движение и быстро реагировать в случае имеющихся недоработок.Система ЭДО подразумевает ведение делопроизводства в цифре с организацией документального архива в электронном виде. В результате чего обмен документов проходит безопасно и быстро, в соответствии с требованиями законодательства.
