Право работодателя вводить электронный документооборот

В России активными темпами проходит цифровизация делопроизводства в компаниях с электронным документооборотом. В качестве отдельного направления выступает кадровый электронный документооборот (КЭДО). Наша компания специализируется на программном обеспечении 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ и предлагает взаимовыгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты занимаются продвижением информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

О кадровом электронном документообороте

КЭДО состоит из комплекса функций в ходе которых создают документы с дальнейшим обменом, архивированием, визированием администрацией и работниками организации электронного варианта документации.

Возможность замены бумажной документации электронными

Очень долго кадровая документация велась с отставанием от современных реалий. Документы создавались на бумаге, дублировались и не были защищены от потерь. Это требовало массы времени и сил. Однако Законом №377-Ф3 от 22.11.2021г. было дано разрешение на создание, подписание и архивацию практически всех кадровых документов в электронном виде, освобождая при этом от необходимости создания бумажной копии. Но ограничения все же остались. Определенные документы требуют дублирования на бумаге, выделенные в отдельный перечень, который состоит из:

актов о несчастном случае на производстве;
приказов об увольнении;
документов о проведении инструктажа по охране труда;
трудовых книжек, если имеется желание работника на ведение бумажного формата.

Ожидаемые нововведения в КЭДО

01.09.2022 года вступили в силу поправки, требующие синхронизировать информационные системы на предприятии с платформой “Работа в России” (РвР). Существует вероятность, что 01.03.2023 года будут введены поправки и стандартные требования относительно содержания электронных документов на предприятиях. Является ли мера внедрения кадрового электронного документооборота обязательной? На сегодня такое решение зависит от желания администрации организаций. Внедрить КЭДО можно на платформе “Работа в России” или создать собственную информационную систему с адаптацией к особенностям функционирования компании.

Преимущества внедрения КЭДО

Перейдя на КЭДО предприятие получает множество плюсов, которые позволят:

дистанционно трудоустраивать. Каждый человек сможет сделать выбор рабочего места, проживая в любой географической точке с удаленным заключением трудового договора;
проводить заполнение необходимой кадровой документации, заверение которой, осуществляется электронной подписью;
ускорить поиск необходимой документации. Получать данные из документа можно независимо от времени и места пребывания, на любом устройстве;
сократить однотипные кадровые операции;
сделать работу кадровика более эффективной;
удобно и надежно хранить документы.

Техника перехода на КЭДО

Первоочередным, что необходимо сделать — это выбрать информационную систему (ИС), полностью закрывающую потребности определенной компании. При внедрении КЭДО предлагается использовать один из двух предлагаемых вариантов. Можно воспользоваться:

платформой РвР, на которой необходимо зарегистрировать предприятие;
собственной ИС, которая организуется в соответствии с требованиями ТК РФ, где создаются, движутся, заверяются и хранятся все внутренние документы предприятия.

Выбирая систему для внедрения КЭДО необходимо обратить внимание на некоторые моменты

Очень важно чтобы:

в ИС предусматривалось использование всех 3-х видов подписей, которые предполагаются Законом;
программа КЭДО должна отвечать основным требованиям, быть понятной и удобной для всего офисного персонала. Она должна интегрироваться с системой учета предприятия и иметь веб-версии и мобильные приложения;
составлять сложные многоуровневые маршруты движения документации. Наиболее важным является способность системы самостоятельно продвигать документ к следующему этапу специалисту на ознакомление и подписание, напоминать о нем и устанавливать сроки;
все данные были надежно защищены. Для этого система должна обеспечивать доступ к документам исключительно тем работникам, имеющих к ним отношение либо к которым они направляются, чтобы ознакомиться и подписать;
имелись обучающие занятия, тренинги и консультации, которые помогут персоналу адаптироваться к новым условиям.