Такой способ систематизации и объединения документов в архивы очень актуален и разумен. Такой программный продукт доказал свою эффективность в построении, наладке и автоматизации ЭДО, который упрощает ряд процессов.Делопроизводство на бумажном носителе требует дополнительных расходов на канцелярию. Документы на бумаге в больших объемах необходимо складывать в архивы, а это дополнительные площади и сотрудники. Для того, чтобы найти нужный документ, впоследствии, потребуется время, а также нет гарантии в сохранности всех документов и не исключена их порча. Привычный вид архива со стеллажами и кипами толстых папок на них становится вчерашним днем. Сегодня организации все больше предпочитают электронный формат документооборота и архива при ведении делопроизводства.Система электронного документооборота позволяет учитывать все документы и совершенные над ним действия, через сохранение истории выполненных задач. Это возможно благодаря внедрению информационных систем в электронный архив.Структурированный электронный архив надежно защищает документы организации и обеспечивает его быстрый поиск в случае необходимости.
Электронный архив — актуальная тема
Пандемия с самоизоляцией и ограничениями отправила многих на “удаленку” и предприятия все больше взаимодействуют дистанционно. ЭДО доступна из любого уголка земного шара. Российский рынок также отреагировал 15% ростом ЭДО за 2021 год. Также для этого есть существенные причины, а именно:
безграничность размеров электронного архива и отсутствие необходимости в дополнительных площадях;
простой, быстрый и удобный поиск нужной документации;
гарантирована надежная защиты от утраты и порчи документов с защищенного сервера;
возможность работы с документами сразу несколькими пользователями с контролем доступа;
доступность к архиву в цифре проверяющих органов.
Однако стоит отметить единственный минус электронного архива в том, что на его покупку и внедрение требуется потратить определенную сумму.
