Приказ о переходе на электронный документооборот

Под электронным документооборотом (ЭДО) подразумевают все процессы ориентированные на работу с электронными документами в организациях. Для этого бизнесу потребуется пройти определенный путь, чтобы регламентировать электронный документооборот, включая кадровый учет в ЭДО. Регламент работы системы разрабатывается начиная с издания приказа, которым обозначается переход компании на электронный документооборот и ведение кадровых документов в КЭДО, положения по ЭДО и так далее. Наша компания обеспечивает программным обеспечением 1С, что способствует автоматизации ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи.

Нужно разобраться в видах ЭДО на сегодняшний день

ЭДО делится на два вида и может быть:

внутренним. Представлен целой системой с электронным документооборотом (СЭД), применяемых на предприятии. В процессах с данным видом СЭД используют простую электронную подпись (представленную логином и паролем), усиленную квалифицированную ЭП и неквалифицированную ЭП;
внутренним. Под ним подразумевают ЭДО для работы с контрагентами, его еще называют ЮЗЭДО. Таким образом партнеры обмениваются электронной документацией, применяя при этом усиленную квалифицированную электронную подпись. Это обычно первичная бухгалтерская, договорная и другая документация, которая сопровождает отношения между организацией и контрагентом.

Возможности внутреннего ЭДО распространяются на разные функции бизнеса и в современных реалиях уже многие компании перешли и продолжают переходить на пользование цифровыми технологиями в тех секторах, где это можно применять. ЭДО охватывает обширную область Кадровое ЭДО является одним из направлений внутреннего ЭДО Он направлен на регламентирование и осуществление документального обмена в рамках администрация — сотрудники.

Нормы КЭДО утверждены законодательно

Федеральным Законом № 377 в конце 2021 г. были внесены изменения в ТК РФ. В трудовой кодекс были внесены дополнения из нескольких статей относительно регламентов по кадровому электронному документообороту. Данный шаг дал возможность работодателям многие кадровые документы на бумаге, требующие подписания и хранения, перевести в электронную форму. Для этого необходимо разработать переходные правила на ЭДО, электронные приказы в компаниях, получение КЭП и прочие основные моменты работы с электронной документацией.

Детали кадрового ЭДО

КЭДО освобождает от ведения бумажных документов, упорядочить процесс, установить эффективное и понятное отношение работодателя с работником. По своему объему кадровые документы соизмеримы с другими отделами даже если сравнивать с фаворитом по количеству обрабатываемой документации. На необходимость перехода на КЭДО влияют некоторые аспекты, такие как:

структура и объемы предприятия;
наличие работников, работающих дистанционно, а также во вредных и опасных условиях.

Это все необходимо предусмотреть при разработке КЭДО для конкретной организации. Переходя на КЭДО, необходимо позаботиться о:

защите пространства, где будет размещена программа КЭДО, что исключит возможность несанкционированного доступа сторонних элементов;
обеспечении резервного копирования и надежного сохранения электронных документов;
группировании кадровой документации отдельно для:

цифровых (электронных), которые будут издаваться исключительно в электронном варианте без выпуска бумажного оригинала;
бумажных, их выпуск производится на бумаге с последующей подписью, затем сканируются, после чего оригиналы отправляются в архив компании на хранение, а отсканированные копии размещаются в системе КЭДО.

фиксации в отдельном акте форму КЭДО и порядок обработки электронных документов. Оформленные в электронном варианте печатные и отчетные формы кадровой документации проходят отдельную фиксацию. Там же прописываются все нюансы связанные с работой по этим документам.

Последовательность перехода на КЭДО

Чтобы перевести фирму на один из видов ЭДО необходимо следовать целому ряду требований. Возьмем к примеру КЭДО, где потребуется сделать несколько шагов:

Подготовить регламент КЭДО:

выбрать или разработать систему КЭДО;
утвердить принцип взаимодействия между сотрудником и администрацией, применительно к системе КЭДО;
определиться со списком документов для работы в КЭДО;
описать процедуру перехода бумажных носителей на цифровые документы;
согласовывают процессы для электронных документов;
детализировать доступность сотрудников к документации;
установить прочие правила работы системы ЭДО;
разработать положение о КЭДО.

Подготовить систему КЭДО для запуска

Для этого требуется провести тестирование настроенной системы КЭДО, настройку нужного оборудования и сопутствующего программного обеспечения. Необходимо установить пароли и разъяснить пользователям доступность системы. Обучить персонал и проинструктировать относительно работы системы:

Оформить официальный запуск КЭДО в работу

Перед запуском системы требуется издать приказ (распоряжение) по переходу на КЭДО, где нужно:

установить конкретную дату старта действия системы КЭДО;
закрепить ввод в работу организационных документов, которые представлены регламентами, руководствами, правилами;
утвердить круг лиц с правом доступа к системе;
установить сроки, инструктирования и обучения персонала;
расшифровать прочие нюансы, продвигающих КЭДО;

Уведомить персонал о переводе на КЭДО

Оповестить персонал в установленные администрацией сроки, которые прописали в нормативной документации организации. Приказ на внедрение в компанию КЭДО издается в произвольной форме, ввиду того, что Трудовой кодекс РФ не содержит конкретных указаний. Для оповещения могут использоваться разные методы: лично каждому работнику, сообщение через email или с помощью заказного письма. Приказ при введении КЭДО должен содержать:

переход по взаимодействию администрации с персоналом;
право сотрудника согласиться или отклонить взаимодействие.

Через приказ также возможно отражение:

дополнительно данные, где сотрудник сможет высказаться одобрительно либо отрицательно;
поинтересоваться о наличии или отсутствии у работника одного из видов электронной подписи (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная).