что подразумевается под системой электронного документооборота (СЭД);
предназначение СЭД и решаемые задачи;
отличительные данные по сравнению с прочими системами. К примеру, если сравнивать с системами оперативного бизнес учета;
разнообразие систем электронного документооборота и выбор подходящей для конкретного случая.
Нужно разобраться
Использование систем Для обеспечения порядка командной работы необходимо документально фиксировать разные события. Создание документов проходит сразу же с постепенным дополнением его информацией. Таким образом функционирует система делопроизводства и документооборота.Технологическое развитие позволило разработать системы электронного документооборота.Они очень необходимы организациям со значительным штатом работников, большим потоком документов, а также имеющих географически разбросанную структуру.С помощью СЭД работа персонала с документами в цифре и на бумаге становится более упорядоченной и организованной. Использование СЭД дает возможность:
классифицировать документы;
создавать их по установленным правилам;
обрабатывать документацию по заданным маршрутам;
хранить в архиве и регламентировать доступность к бумагам;
предоставления актуальных данных всем сотрудникам;
пользоваться единым информационным пространством всем пользователям, работающим в СЭД.
СЭД отличается от систем учета тем, что она не осуществляет счет, вычисления и расчеты, не принимает решений, основываясь на результаты автоматического анализа своего состояния. К примеру, для продажи продукции предусмотрена программа с учетной системой, где рассчитываются складские остатки, контролируются отгрузочные возможности, изменяются взаиморасчеты, а также блокируется некорректная отгрузка в автоматическом режиме.СЭД предназначены для хранения структурированной информации и оказание помощи персоналу при работе с ней. Они бывают очень разные для решения индивидуальных задач предприятий независимо от уровня развития.
СЭД имеют определенную архитектуру
Она состоит из:
программы “front-end”, предназначенной для взаимодействия с персоналом;
коммуникационных каналов и способов передачи информации;
серверов или целых его кластеров “back-end”.
Система управления базами данных (СУБД) имеет вид файловых хранилищ. Технологически доступ к “back-end” осуществляется посредством internet с помощью веб-серверов. При єтом “front-end” может быть представлена веб-браузером или приложением на смартфонах и планшетах.
Типы систем документооборота
Можно пользоваться тремя видами систем при обработке документации:
ЭДО (электронный документооборот). Контрагенты имеют возможность обмениваться электронными документами друг с другом, пользуясь специальным протоколом и аккредитованными операторами, прошедшими государственную сертификацию. Для этого используется электронная подпись. Представленные СЭД обеспечены механизмами для поддержания ЭДО, благодаря совместимости технологии с внешним документооборотом.
СЭД (система электронного документооборота). Она обеспечивает и поддерживает электронное делопроизводство, предназначенного для корпоративного документооборота внутри компании;
ЕСМ-системы (в переводе с английского Управление корпоративным контентом). Эта система с более широкими функциями чем СЭД. Вдобавок к привычным документам при делопроизводстве ЕСМ обеспечивается свободный доступ к самым разным данным. При этом имеется возможность:
сотрудникам взаимодействовать, используя процессы не привязываясь к документам;
доступа к базе данных, фото и видео;
анализировать через различные системы и классифицировать данные;
управлять проектами и мероприятиями;
оптимизировать взаимодействия работников с учетом их занятости;
обсуждать разные вопросы, как с привязкой к документации и объектам, так и без, для обсуждения темы;
проводить опросы, чтобы принимать решения.
При обрастании СЭД получился новый полезный функционал и переросла в ЕСМ-систему.Основные функции СЭДФункциональность всех имеющиеся программных продуктов, которые используют, чтобы организовать электронный документооборот давно выведены на максимум. Разработчики по разному шли к полной архитектуре программе. Одни поэтапно закладывали функционал в архитектуру программы, другие это делают сразу.
Подходы внедрения функционала
Можно:
сразу получить все, а подключить лишь только определенную опцию, которая нужна на данном этапе развития функционала СЭД;
приобрести только то, что необходимо на данный момент, а с появлением дополнительных функций делает покупку и настройку дополнительных блоков.
Все СЭД наделены основными функциями, которые обеспечивают:
файловое хранение;
сохранность документов в архиве;
работу канцелярии по входящей и исходящей корреспонденции;
организационно-распорядительную документацию;
ведение документов по кадрам;
договорную работу;
проведение доверенностей, служебных записок, заявок;
работу с корпоративными документами;
ведение финансовых и бухгалтерских (сопроводительных) документов;
упорядочение процессов и задач, взаимодействие специалистов относительно документации и без;
доступность к информации;
поисковые функции через запрос;
настройку интерфейсов с организацией рабочих мест, отличающихся по своему функционалу;
прочие сервисы, которые помогают пользователям компании сделать документооборот наиболее эффективным.
