+7 (499) 490-55-07
г. Щёлково, площадь Ленина, д.5, оф. 307

Разновидности СЭД

Решение руководства компании об автоматизации процессов документооборота, как правило, не знают о всех нюансах использования инструментов. Специалисты нашей компании помогут разобраться во всех нюансах автоматизированного ведения бизнеса. Мы обеспечим программное обеспечение 1С, для автоматизации бизнеса под ключ с гарантией выгодных условий сотрудничества и партнерства. Мы продвигаем информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключаем к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи.

Существует перечень вопросов

С самого начала нужно понимать:
  • что подразумевается под системой электронного документооборота (СЭД);
  • предназначение СЭД и решаемые задачи;
  • отличительные данные по сравнению с прочими системами. К примеру, если сравнивать с системами оперативного бизнес учета;
  • разнообразие систем электронного документооборота и выбор подходящей для конкретного случая.

Нужно разобраться

Использование систем  Для обеспечения порядка командной работы необходимо документально фиксировать разные события. Создание документов проходит сразу же с постепенным дополнением его информацией. Таким образом функционирует система делопроизводства и документооборота. Технологическое развитие позволило разработать системы электронного документооборота.Они очень необходимы организациям со значительным штатом работников, большим потоком документов, а также имеющих географически разбросанную структуру. С помощью СЭД работа персонала с документами в цифре и на бумаге становится более упорядоченной и организованной.  Использование СЭД дает возможность:
  • классифицировать документы;
  • создавать их по установленным правилам;
  • обрабатывать документацию по заданным маршрутам;
  • хранить в архиве и регламентировать доступность к бумагам;
  • предоставления актуальных данных всем сотрудникам;
  • пользоваться единым информационным пространством всем пользователям, работающим в СЭД.
СЭД отличается от систем учета тем, что она не осуществляет счет, вычисления и расчеты, не принимает решений, основываясь на результаты автоматического анализа своего состояния. К примеру, для продажи продукции предусмотрена программа с учетной системой, где рассчитываются складские остатки, контролируются отгрузочные возможности, изменяются взаиморасчеты, а также блокируется некорректная отгрузка в автоматическом режиме. СЭД предназначены для хранения структурированной информации и оказание помощи персоналу при работе с ней. Они бывают очень разные для решения индивидуальных задач предприятий независимо от уровня развития. 

СЭД имеют определенную архитектуру

Она состоит из:
  • программы “front-end”, предназначенной для взаимодействия с персоналом;
  • коммуникационных каналов и способов передачи информации;
  • серверов или целых его кластеров “back-end”.
Система управления базами данных (СУБД) имеет вид файловых хранилищ. Технологически доступ к “back-end” осуществляется посредством internet с помощью веб-серверов. При єтом “front-end” может быть представлена веб-браузером или приложением на смартфонах и планшетах. 

Типы систем документооборота

Можно пользоваться тремя видами систем при обработке документации:
  • ЭДО (электронный документооборот). Контрагенты имеют возможность обмениваться электронными документами друг с другом, пользуясь специальным протоколом и аккредитованными операторами, прошедшими государственную сертификацию. Для этого используется электронная подпись. Представленные СЭД обеспечены механизмами для поддержания ЭДО, благодаря совместимости технологии с внешним документооборотом.
  • СЭД (система электронного документооборота). Она обеспечивает и поддерживает электронное делопроизводство, предназначенного для корпоративного документооборота внутри компании;
  • ЕСМ-системы (в переводе с английского Управление корпоративным контентом). Эта система с более широкими функциями чем СЭД. Вдобавок к привычным документам при делопроизводстве ЕСМ обеспечивается свободный доступ к самым разным данным. При этом имеется возможность:
  1. сотрудникам взаимодействовать, используя процессы не привязываясь к документам;
  2. доступа к базе данных, фото и видео;
  3. анализировать через различные системы и классифицировать данные;
  4. управлять проектами и мероприятиями;
  5. оптимизировать взаимодействия работников с учетом их занятости;
  6. обсуждать разные вопросы, как с привязкой к документации и объектам, так и без, для обсуждения темы;
  7. проводить опросы, чтобы принимать решения.
При обрастании СЭД получился новый полезный функционал и переросла в ЕСМ-систему. Основные функции СЭД Функциональность всех имеющиеся программных продуктов, которые используют, чтобы организовать электронный документооборот давно выведены на максимум. Разработчики по разному шли к полной архитектуре программе. Одни поэтапно закладывали функционал в архитектуру программы, другие это делают сразу. 

Подходы внедрения функционала

Можно:
  • сразу получить все, а подключить лишь только определенную опцию, которая нужна на данном этапе развития функционала СЭД;
  • приобрести только то, что необходимо на данный момент, а с появлением дополнительных функций делает покупку и настройку дополнительных блоков.
Все СЭД наделены основными функциями, которые обеспечивают:
  • файловое хранение;
  • сохранность документов в архиве;
  • работу канцелярии по входящей и исходящей корреспонденции;
  • организационно-распорядительную документацию;
  • ведение документов по кадрам;
  • договорную работу;
  • проведение доверенностей, служебных записок, заявок;
  • работу с корпоративными документами;
  • ведение финансовых и бухгалтерских (сопроводительных) документов;
  • упорядочение процессов и задач, взаимодействие специалистов относительно документации и без;
  • доступность к информации;
  • поисковые функции через запрос;
  • настройку интерфейсов с организацией рабочих мест, отличающихся по своему функционалу;
  • прочие сервисы, которые помогают пользователям компании сделать документооборот наиболее эффективным.
0