Снижение проблем при внедрении СЭД

Многие руководители ждут от перехода к системе электронного документооборота (СЭД) прямого влияния на прибыльность предприятия. Это не так. СЭД является лишь инструментом, обладающим сильным хотя и опосредованным влиянием, который делает деятельность компании более эффективной. Однако для этого требуется выполнить некоторые условия. Наша компания является официальным дистрибьютором фирмы 1С. Сотрудники АйтиФреш занимаются программным обеспечением 1С, для автоматизации бизнес процессов под ключ и предлагают выгодные условия сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты осуществляют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также выполняют подключение к ОФД с дальнейшим его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи. Основная проблема состоит в том, что необходимо создать общую систему, которая охватит всю компанию в целом. Как правило, в заказе системы участвует большое количество сотрудников разных должностей и каждый имеет свои предпочтения, что может приводить к внутренним конфликтам интересов. При “коллективном заказе” потребует от производителей добиться управленческой виртуозности проекта.

Снижение проблем при переходе на СЭД

Негативное влияние можно максимально снизить если разработкой системы электронного документооборота будут заниматься профессионалы. Высококвалифицированные специалисты с опытом, прошедшие сертификацию фирмы 1С, разработают СЭД качественно, которая принесет максимум пользы. Основные рекомендации:

Воспользоваться услугами опытных и знающих экспертов, вызывающих у вас доверие. Они помогут на всех этапах внедрения СЭД;
Определиться с правилами и регламентами до того как приступить к проекту. Вы поймете, что здесь вам также без специалистов не обойтись;
Организовать команду по проекту из компетентных сотрудников и административного ресурса;
Назначить ответственных от лица компании для участия в проекте с предоставлением времени, заинтересованных в достижении результата;
В рамках коллектива определиться с IT инфраструктурой на предприятии. Недостаток ресурса можно обеспечить за счет облачного решения, облачных серверов дата-центров. Правильно сформированная инфраструктура послужит фундаментом и поможет создать быстродействующую, надежную СЭД;
Привлечь экспертов с опытом для совместной проработки всех классификаторов, используемых “1С:Документооборот 8 КОРП” (либо прочей СЭД). От этого очень зависит качество созданной СЭД;
Обеспечить максимальную простоту и прозрачность маршрутам обработки документов. Чем сложнее система, тем меньше ее надежность, тяжелее настраивать и дороже обслуживать. Логические и простые цепочки служат лучшими критериями в ходе разработки маршрутов. Маршрут обработки документов не должен включать лиц, которые не ответственны за обработку документов и от которых ничего не зависит;
Максимально ускорить запуск разработанной СЭД в рабочий процесс, с этим лучше не тянуть. Достаточно одного готового блока, чтобы запустить его в действие, чтобы сотрудники приступали к использованию программы;
Провести обучение персонала с практическими занятиями. Тестовое использование СЭД поможет повысить знания работников;
Внести в обучающую программу простые и качественные инструкции для сотрудников. Последние должны их прочитать и знать. Для этого предусмотреть тестирование;
Предусмотреть пользователям предоставление компетентной и постоянной технической поддержкой.