Внедряем систему электронного документооборота без проблем

Автоматизация учета предполагает внедрение разных проектов информационных систем, что требует определенного умения и опыта. При этом с наибольшей сложностью специалисты сталкиваются, когда создают системы электронного документооборота (СЭД). Этот процесс несет многие не всегда очевидные риски, оказывающих существенное влияние на результат. Специалисты нашей компании работают над автоматизацией бизнеса. Мы производим внедрение любой конфигурации программного обеспечения 1С или под ключ с гарантией выгодных условий сотрудничества и партнерства. Мы продвигаем информационно-техническое сопровождение: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключаем к ОФД с его продлением, заменой фискальных накопителей и оформлением электронной цифровой подписи.

Проблемы при создании СЭД проектов

Целью работы над проектом СЭД независимо от сложности является создание системы единого информационного пространства для отдельно взятой компании. Это площадка для работы специалистов всей организации включая все структурные подразделения. Они взаимодействуют посредством единых корпоративных документов согласно установленных единых правил их обработки.

Успешность внедрения СЭД. Критерии и ожидаемый результат

Проекты СЭД усложняются из-за ложной простоты их реализации. Частые случаи, когда бизнес втягивается в проекты, не имея нужных понимания и подготовки. Необходимо фиксировать и контролировать все риски, возникающие при внедрении СЭД.

Что получает бизнес внедрив СЭД?

Работа на бумажных носителях давно стало вчерашним днем, что несет свои проблемы. А если учесть сколько стоит офисная бумага, то это еще и очень дорого. Электронный формат дает возможность:

нормализовать и привести в порядок всю документальную работу
использовать единые бланки и правила работы с документацией во всех подразделениях;
быстро обрабатывать документы без рисков их утери. Особенно это актуально для предприятий, подразделения которых находятся на удалении друг от друга;
доступа только к актуальной версии документа со всеми изменениями и дополнениями без необходимости его дублирования;
быстро корректировать документы без торможения процесса;
добиться прозрачности и управляемости взаимодействия сотрудников между собой;
получить надежную защиту файлов, без доступа и рисков копирования документов случайными людьми;
быть в курсе всех стадий обработки и контролировать процесс полностью;
избавиться от лишнего подразделения, которое производит документальное обеспечение управления и исключить задержки прохождения документов при пиковых нагрузках;
удобно хранить и быстро найти оригинал документа в случае необходимости. Электронный архив легкодоступен всем пользователям, имеющим доступ к определенному документу.

Внедрение ЭДО позволяет быстро устранить неразбериху в документах, отказаться от сложной и трудозатратной системы делопроизводства.

Проектные проблемы при внедрении СЭД

Так как внедрение СЭД осуществляется для всей компании, то могут возникать проблемы при проектировании внедрения СЭД. Большое количество представителей от заказчика со своими должностными обязанностями и представлениями о технологии имеют разные требования, что может привести к внутренним конфликтам интересов. При коллективном заказчике, проект потребует от команды исполнителя умение создать виртуозное управление.

Работа по внедрению СЭД, удовлетворение интересов компании

Внедрение СЭД не оказывает прямого воздействия на доходы компании. Система является инструментом с мощным и опосредованным влиянием на эффективность рабочего процесса компании. К примеру, без внедрения “1С:Зарплата и управление персоналом” грозит “остановкой” бизнеса с приходом времени выдачи зарплаты. А при неправильных расчетах зарплаты, можно лишиться специалистов. В делопроизводстве ситуация отличается. Работа с бумагами и документооборот относится к рутинному, сложному процессу, нередко вызывающему раздражение и ошибки в результате срываются сроки и даже сделки. Практически в организации может отсутствовать ответственный по ведению делопроизводства. Но даже при наличии такого лица, его вес и компетенция не всегда позволяет инициировать и вести проекты.

Решение компании перейти к СЭД

Даже в этом случае может сложиться ситуация, которая несет определенные сложности:

персонал не готов к смене технологии работы к которой они уже привыкли, так как любые изменения несут стресс;
низкий уровень компьютерной грамотности. Программа, требующая определенного умения и сил, ведет к дополнительной нагрузке, которой не хочется подвергаться. Особенно это касается сотрудников в возрасте;
низкий уровень оснащения IT-ресурсами в виде компьютеров, серверов, техподдержки). Сложности возникают даже при создании проекта;
невозможность выработать регламент, правила работы с документацией, что вызывает сложности с автоматизацией.

Решение проблем и снижение их влияния в ходе внедрения СЭД

Успешность проекта могут обеспечить лишь компетентные специалисты, прошедшие сертификацию в фирме 1С. Привлечение экспертов обойдется компании дешевле, а процесс пройдет быстрее и качественнее. Для получения качественной и полезной СЭД рекомендуется:

задействовать опытных и знающих экспертов, которые вызывают доверие. Они пройдут все шаги, создавая СЭД;
определиться с правилами и регламентом до того как начать работу над проектом. Воспользуйтесь помощью специалистов при отсутствии понимания как действовать;
собрать команду компетентных сотрудников с администрацией для внедрения проекта. При этом выделить нужное количество времени и мотивировать на достижение результата;
определиться, учитывая мнение пользователей, с IT-инфраструктурой компании. Если ресурсов недостаточно, можно воспользоваться облачными решениями и серверами в дата-центрах. Правильная инфраструктура является фундаментом, обеспечивающим быстродействие и надежность СЭД;
воспользуйтесь помощью опытных экспертов в проработке классификатора для “1С:Документооборот”, что напрямую влияет на качество СЭД;
отдавайте предпочтение наиболее простым и прозрачным маршрутам обработки документов, которые легче настраиваются, менее ломкие и более дешевые в обслуживании. Все должно быть логично и просто. Не стоит включать в маршрут обработки документации лиц, которые никак не влияют на процесс и не являются ответственными при оформлении документов;
не тяните с запуском СЭД в эксплуатацию. Включить ее в работу можно даже при одном готовом функциональном блоке. Пусть пользователи начинают адаптироваться к работе с программой;
занимайтесь обучением сотрудников с проведением практических занятий;
дайте возможность пользователям прибегать к компетентной постоянной технической поддержке.