Законодательное регулирование электронного документооборота компаний

Государственная программа по переводу экономики на цифровые технологии стала стимулом широкого распространения ЭДО. Однако до сих пор нет единого нормативно-правового акта (НПА), предусматривающего регулировку электронного документооборота. На данный момент использование ЭДО компаниями регулируется разными НПА. Наша компания специализируется на внедрении программного обеспечения 1С, для автоматизированного ведения бизнеса под ключ с предложением выгодных условий сотрудничества и партнерства. Наши высококвалифицированные специалисты выполняют продвижение информационно-технического сопровождения: 1С:ИТС Бюджет, 1С:ИТС Техно и 1С:ИТС Проф, а также подключают к ОФД и производят его продление, замену фискальных накопителей и оформление электронной цифровой подписи. Для каждого нормативно-правового акта регулировка электронного документооборота имеет свои определенные особенности. Системы ЭДО разрабатываются операторами с учетом многих из требований. Однако компания не всегда может получить ожидаемое от типовых разработок систем операторов ЭДО. Нормативные акты, являющиеся регламентом электронного документооборота компании, подлежат группировке:

характером действия (общего и специального направлений);
формой (группируемые по законодательным актам, кодексам, приказам, распоряжениям и пр.).

ЭДО по Гражданскому кодексу РФ Общий НПА своим характером действия может включать ГК РФ. Стоит учесть, что ЭДО гарантированно выполняет письменную форму функций юридического характера, оставляя при этом неизменными гражданские отношения между сторонами в разрезе характера и содержания. Поэтому абсолютно оправдано, что не единожды можно встретить в ГК РФ прямые ссылки на ЭДО. Так:

ст.160 утверждено, что бумажный вариант сделки считается соблюденным с применением электронных либо иных технических средств;
п.2 ст.434 разрешено оформление договора на бумаге путем составления дополнительного документа, включая цифровой вариант.

Регулирование Законом электронной подписи В Законе Ф-3 от 06.04.2011г. №63-Ф3 “Об электронной подписи”, который регулирует ЭДО, а также ст.2 закрепляет электронную подпись и в ст.5 оговариваются ее виды. Законом утверждены определенные виды ЭП. Она может быть:

простой;
усиленной, которая в свою очередь делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).

Типы ЭП, различия по предназначению и признакам

ПЭП, гражданин может подтвердить создание ЭП, используя пароли, коды и прочие;
НЭП

создается путем шифрования данных при котором применяется ключ ЭП ;
производит идентификацию лица подписавшего электронный документ;
определяет внесение изменений в ЭД после того, как он будет подписан;
выполняется создание, применяя средства ЭП.

КЭП подобна НЭП плюс

квалификационный сертификат содержит ключ ЭЛ;
создать и проверить ЭП можно с использованием специальных средств.

КЭП наделен наибольшей правовой силой. Использование ее для подписания ЭД приравнивает последний к бумажному документу, подписанному вручную. Однако на основании действующего закона и НПА отдельные случаи требуют составления бумажного варианта. Закон об информации Ф3 от 27.07.2006 № 149-Ф3 — важный в ЭДО. Он является основным Законом об информации в России. Он определяет понятия об электронном документе и информации. Дополнительно он дает пояснения общедоступной информации, права доступа и его ограничение к информации с основными требованиями по защите информации. Закон о бухгалтерском учете Ф3 от 06.12.2011 № 402-Ф3 “О бухучете” направлен на закрепление возможности оформление в бумажном варианте и в цифровом ЭД с подписью ЭП:

первичный учетный документ;
регистраторы бухучета;
финансовый бухгалтерские отчеты.

Закон о счете-фактуре НК РФ ст.169 п.1 предписано возможность оформления и выставления СФ на бумажном носителе или (и) в ЭД. Приказом Минфина России № 14н от 05.02.2021 определено и утверждено в каком порядке проводится работа в электронных СФ при применении УКЭП. НПА по проведению маркировки Нельзя оставить без внимания НПА, направленных на регулировку работы по маркированным товарам.

Правительство своим Распоряжением № 2963-р от 28.12.2018 определилось с целями, задачами и принципами функционирования системы по маркированию товаров;
после изменений более ранних № 283-Ф3 и 54-Ф3, Законом Ф3 №488-Ф3 от 25.12.2018, определено, что значить маркированный товар с прочими понятиями, которые используют в системе маркировки;
Распоряжение № 791-р от 28.04.2018 утверждает Модель работы системы маркирования.

Дополнительные НПА по пользованию ЭП Существуют НПА в виде Приказов ФСБ, которые регулируют использование ЭП, включая, но без ограничений.

Приказом ФСБ России № 171 от 01.05.2021 был утвержден перечень требований в разделе ИБ доверенных лиц УЦ ФОИВ по осуществлению гос регистрации юридических лиц;
издан приказ ФСБ России № 154 от 20.04.2021 относительно утверждения правил по механизму подтверждения владельца ключом ЭП.

Существуют НПА, направленные на регулировку пользованием ЭДО в определенных отраслях. Сюда можно отнести:

Ф3 №44-Ф3 от 05.04.2013, регулирующего систему по контактам в ходе закупок, обеспечивающих госнужды;
Ф3 №218-Ф3 от 02.08.2019, направленного на регулировку инвестиционных привлечений при использовании специальных online платформ;
Ф3 №218-Ф3 от 30.12.2004, определяющие кредитные истории.

Какой вывод можно сделать По всему видно, что принято множество нормативно-правовых актов, направленных на регулировку электронного документооборота. При этом для каждой определяются определенные особенности ЭДО. В ходе разработке СЭД, операторами ЭДО берутся в учет многие законодательные требования. Однако при использовании типовых возможностей систем операторов ЭДО велика вероятность несоответствия требований заказчика. В особенности если организация имеет уже сложившиеся функции при документообороте, включая электронный.